Møte og protokoll
Aksjonspunkt
En konkret oppgave som følger av et møte, med én ansvarlig og én frist.
Et aksjonspunkt er en oppgave som følger av et møte. På engelsk action item, og i mange norske referater brukes den engelske formen direkte.
Et aksjonspunkt trenger tre ting for å bli gjort:
- Hvem. Ett navn, ikke en avdeling.
- Hva. En handling, ikke et tema.
- Innen når. En dato, ikke «snart».
Mangler ett av dem, skjer det som regel ingenting:
- «Vi må følge opp kunden» → ingen gjør det
- «Kari følger opp kunden» → skjer kanskje
- «Kari ringer kunden innen fredag 8. august» → skjer
Skriv navn, ikke roller
«Markedsavdelingen ser på det» er ingen oppgave. Det er en adresse ingen bor på. En avdeling kan ikke ringe noen.
Følg dem opp som fast punkt
Et aksjonspunkt uten oppfølging er en intensjon. Ha status på forrige runde som første punkt i neste møte, og skriv i referatet om det faktisk skjedde. Uten det forsvinner punktene i det stille, og de samme sakene kommer opp igjen.
Mange samler punktene i en løpende beslutningslogg eller aksjonspunktliste som lever på tvers av møtene, i stedet for at hvert referat starter på nytt.
Se også
Beslutningslogg, og artiklene hvordan skrive referat og referat fra møte: hva det skal inneholde.