Möte och protokoll
Åtgärdspunkt
En konkret uppgift som följer av ett möte, med en ansvarig och en tidsfrist.
En åtgärdspunkt är en uppgift som följer av ett möte. På engelska action item, och i många svenska protokoll används den engelska formen direkt.
En åtgärdspunkt behöver tre saker för att bli gjord:
- Vem. Ett namn, inte en avdelning.
- Vad. En handling, inte ett tema.
- Senast när. Ett datum, inte ”snart”.
Saknas någon av dem händer i regel ingenting:
- ”Vi måste följa upp kunden” → ingen gör det
- ”Kari följer upp kunden” → händer kanske
- ”Kari ringer kunden senast fredag 8 augusti” → händer
Skriv namn, inte roller
”Marknadsavdelningen tittar på det” är ingen uppgift. Det är en adress ingen bor på. En avdelning kan inte ringa någon.
Följ upp dem som fast punkt
En åtgärdspunkt utan uppföljning är en avsikt. Ha status på förra rundan som första punkt i nästa möte, och skriv i protokollet om det faktiskt skedde. Utan det försvinner punkterna i tysthet, och samma ärenden kommer upp igen.
Många samlar punkterna i en löpande beslutslogg eller åtgärdslista som lever tvärs över mötena, i stället för att varje protokoll börjar om.