Møde og referat
Handlingspunkt
En konkret opgave, der følger af et møde, med én ansvarlig og én frist.
Et handlingspunkt er en opgave, der følger af et møde. På engelsk action item, og i mange danske referater bruges den engelske form direkte.
Et handlingspunkt har brug for tre ting for at blive gjort:
- Hvem. Ét navn, ikke en afdeling.
- Hvad. En handling, ikke et emne.
- Inden hvornår. En dato, ikke »snart«.
Mangler en af dem, sker der som regel ingenting:
- »Vi skal følge op på kunden« → ingen gør det
- »Kari følger op på kunden« → sker måske
- »Kari ringer til kunden inden fredag den 8. august« → sker
Skriv navne, ikke roller
»Marketingafdelingen kigger på det« er ingen opgave. Det er en adresse, ingen bor på. En afdeling kan ikke ringe til nogen.
Følg dem op som fast punkt
Et handlingspunkt uden opfølgning er en hensigt. Hav status på sidste runde som første punkt i næste møde, og skriv i referatet, om det faktisk skete. Uden det forsvinder punkterne i stilhed, og de samme sager kommer op igen.
Mange samler punkterne i en løbende beslutningslog eller handlingsliste, der lever på tværs af møderne, i stedet for at hvert referat starter forfra.