Arbeidsliv og HR
Mal: referat fra avdelingsmøte
Referatmal for avdelingsmøter, med status, prioriteringer framover, saker fra medarbeiderne og oppgaver med eier og frist.
REFERAT: AVDELINGSMØTE [avdeling]
[dato], kl. [__.__]–[__.__] | [sted eller møteform]
TIL STEDE
[Navn, navn, navn]
Fraværende: [Navn]
OPPFØLGING FRA FORRIGE MØTE
- [Sak]: [status]
STATUS I AVDELINGEN
[Kort. Avvik og det som har endret seg, ikke alt som går som vanlig.]
PRIORITERINGER FRAMOVER
1. [Det viktigste, og hva som eventuelt vike]
2. [...]
SAKER FRA MEDARBEIDERNE
1. [Sak]. [Hva som ble bestemt eller svart.]
BESLUTNINGER
1. [Hva som ble bestemt]
OPPGAVER
- [ ] [Navn]: [oppgave] — frist [dato]
- [ ] [Navn]: [oppgave] — frist [dato]
UTSATT
- [Sak], til [dato], fordi [årsak]
NESTE MØTE
[dato, kl.]
Referat ført av: [navn]Slik bruker du den
- Skriv hva som må vike når noe prioriteres opp. En prioriteringsliste uten det er en ønskeliste. Det er nedprioriteringen som er beslutningen.
- La «saker fra medarbeiderne» stå selv når listen er tom. Et fast punkt som noen ganger er tomt, inviterer likevel. Et punkt som ikke finnes, gjør ikke det.
- Roter på hvem som fører referat. Den som skriver, følger dårligst med. Går oppgaven på omgang, fordeles den kostnaden.
Møtet koster mer enn du tror
Et ukentlig avdelingsmøte på én time med ti personer koster i størrelsesorden 220 000 kroner i året i arbeidsgiverkostnad. Regn ut ditt eget tall med møtekostnadskalkulatoren, og bruk det til å avgjøre hvem som faktisk trenger å være der.
Ofte stilte spørsmål
Avdelingsmøtet handler om arbeidet: prioriteringer, fordeling og faglige spørsmål. Personalmøtet handler om arbeidsplassen: informasjon fra ledelsen, arbeidsmiljø og saker de ansatte melder inn. I små virksomheter smelter de ofte sammen.
Annenhver uke er vanlig for avdelinger der arbeidet er avhengig på tvers. Går arbeidet i parallelle løp med lite avhengighet, holder det med månedlig.
Legg det et sted andre avdelinger kan finne det hvis de vil. Referater som bare sirkulerer internt, gjør at samme spørsmål stilles på nytt i nabomøtet.