Arbeidsliv og HR
Mal: notat fra jobbintervju
Strukturert intervjunotat som gjør kandidater sammenlignbare, holder vurderingen på jobbrelevante forhold, og tåler et innsynskrav.
Krav: Notatet er en personopplysning om kandidaten. Det skal være saklig og jobbrelevant, og kandidaten kan kreve innsyn etter personvernforordningen artikkel 15. Skriv derfor ingenting du ikke kan stå for om kandidaten leser det.
INTERVJUNOTAT
Stilling: [tittel]
Kandidat: [navn]
[dato], kl. [__.__]–[__.__] | [sted eller møteform]
Intervjuere: [navn], [navn]
Runde: [1 / 2 / ...]
VURDERINGSKRITERIER
[De samme for alle kandidater. Hentes fra utlysningen.]
Kriterium Vurdering (1-5) Begrunnelse
[kriterium] [ ] [konkret eksempel fra samtalen]
[kriterium] [ ] [...]
[kriterium] [ ] [...]
SPØRSMÅL OG SVAR
[Samme hovedspørsmål til alle kandidater. Noter svaret, ikke
inntrykket av kandidaten.]
1. [Spørsmål]
Svar: [...]
2. [Spørsmål]
Svar: [...]
KANDIDATENS SPØRSMÅL TIL OSS
- [Spørsmål]: [hva vi svarte]
PRAKTISKE FORHOLD
Tilgjengelig fra: [dato]
Lønnsforventning: [oppgitt / ikke tema]
Referanser: [oppgitt / innhentes ved neste runde]
SAMLET VURDERING
[Jobbrelevant og konkret. Knytt vurderingen til kriteriene over.]
KONKLUSJON
[ ] Går videre til neste runde
[ ] Går ikke videre. Begrunnelse: [saklig og jobbrelatert]
Notat ført av: [navn]
Oppbevares til: [dato]Slik bruker du det
- Bruk samme kriterier og samme spørsmål til alle. Det er derfor intervjuet struktureres: uten det måler prosessen først og fremst hvor godt intervjueren likte kandidaten.
- Skriv svaret, ikke inntrykket. «Beskrev en konkret situasjon der hun håndterte X ved å gjøre Y» er etterprøvbart. «Virket trygg» er ikke.
- Skriv som om kandidaten leser det. Det kan hende hun gjør: innsynsretten gjelder også intervjunotater.
- Sett en slettedato på notatet. Er stillingen besatt og fristene ute, skal notatene om de andre kandidatene som regel slettes.
Det som ikke skal stå der
Alder, familiesituasjon, graviditet, religion, etnisitet, politisk syn, fagforeningsmedlemskap og helseforhold. Dette er opplysninger arbeidsgiver i utgangspunktet ikke kan innhente eller vektlegge, og en notering av dem er problematisk uansett hvordan den var ment.
Vær i samtalen i stedet for i notatblokka
En intervjuer som skriver, stiller færre oppfølgingsspørsmål. Sayable tar opp samtalen og skriver den ut, slik at notatet kan fylles ut etterpå med svarene faktisk foran seg. Opptak av et intervju avklares åpent med kandidaten først, og kandidaten kan si nei.
Ofte stilte spørsmål
Kandidaten har rett til innsyn i personopplysninger om seg selv etter personvernforordningen artikkel 15. Skriv derfor bare jobbrelevante vurderinger, og formuler dem slik at du kan stå for dem om kandidaten leser dem.
Så lenge det er nødvendig for formålet. Er stillingen besatt og klagefristene ute, skal notatene om kandidatene som ikke fikk jobben som regel slettes. Skal de beholdes for en senere prosess, må kandidaten ha samtykket.
Fordi ustrukturerte intervjuer måler først og fremst hvor godt intervjueren liker kandidaten. Samme spørsmål og samme skala til alle gjør kandidatene sammenlignbare og reduserer rommet for usaklig forskjellsbehandling.