Arbejdsliv og HR
Skabelon: referat fra afdelingsmøde
Referatskabelon til afdelingsmøder, med status, prioriteringer fremad, sager fra medarbejderne og opgaver med ejer og frist.
REFERAT: AFDELINGSMØDE [afdeling]
[dato], kl. [__.__]–[__.__] | [sted eller mødeform]
TIL STEDE
[Navn, navn, navn]
Fraværende: [Navn]
OPFØLGNING FRA FORRIGE MØDE
- [Sag]: [status]
STATUS I AFDELINGEN
[Kort. Afvigelser og det, der har ændret sig, ikke alt der går som sædvanligt.]
PRIORITERINGER FREMAD
1. [Det vigtigste, og hvad der eventuelt må vige]
2. [...]
SAGER FRA MEDARBEJDERNE
1. [Sag]. [Hvad der blev besluttet eller svaret.]
BESLUTNINGER
1. [Hvad der blev besluttet]
OPGAVER
- [ ] [Navn]: [opgave] — frist [dato]
- [ ] [Navn]: [opgave] — frist [dato]
UDSAT
- [Sag], til [dato], fordi [årsag]
NÆSTE MØDE
[dato, kl.]
Referat ført af: [navn]Sådan bruger du den
- Skriv, hvad der må vige, når noget prioriteres op. En prioriteringsliste uden det er en ønskeliste. Det er nedprioriteringen, der er beslutningen.
- Lad »sager fra medarbejderne« stå, også når listen er tom. Et fast punkt, der nogle gange er tomt, inviterer alligevel. Et punkt, der ikke findes, gør ikke.
- Rotér, hvem der fører referat. Den, der skriver, følger dårligst med. Går opgaven på skift, fordeles den omkostning.
Mødet koster mere, end du tror
Et ugentligt afdelingsmøde på én time med ti personer koster en betydelig sum på et år i arbejdsgiveromkostning. Regn dit eget tal ud, og brug det til at afgøre, hvem der faktisk skal være der.
Ofte stillede spørgsmål
Afdelingsmødet handler om arbejdet: prioriteringer, fordeling og faglige spørgsmål. Personalemødet handler om arbejdspladsen: information fra ledelsen, arbejdsmiljø og sager, de ansatte melder ind. I små virksomheder smelter de ofte sammen.
Hver anden uge er almindeligt for afdelinger, hvor arbejdet er afhængigt på tværs. Går arbejdet i parallelle spor med lidt afhængighed, er månedligt nok.
Læg det et sted, andre afdelinger kan finde det, hvis de vil. Referater, der kun cirkulerer internt, gør, at samme spørgsmål stilles på ny i nabomødet.