Arbetsliv och HR
Mall: anteckning från anställningsintervju
Strukturerad intervjuanteckning som gör kandidater jämförbara, håller bedömningen till jobbrelevanta förhållanden, och tål en begäran om registerutdrag.
Krav: Anteckningen är en personuppgift om kandidaten. Den ska vara saklig och jobbrelevant, och kandidaten kan begära tillgång enligt dataskyddsförordningens artikel 15. Skriv därför inget du inte kan stå för om kandidaten läser det.
INTERVJUANTECKNING
Tjänst: [titel]
Kandidat: [namn]
[datum], kl. [__.__]–[__.__] | [plats eller mötesform]
Intervjuare: [namn], [namn]
Runda: [1 / 2 / ...]
BEDÖMNINGSKRITERIER
[Desamma för alla kandidater. Hämtas från annonsen.]
Kriterium Bedömning (1-5) Motivering
[kriterium] [ ] [konkret exempel från samtalet]
[kriterium] [ ] [...]
[kriterium] [ ] [...]
FRÅGOR OCH SVAR
[Samma huvudfrågor till alla kandidater. Notera svaret, inte
intrycket av kandidaten.]
1. [Fråga]
Svar: [...]
2. [Fråga]
Svar: [...]
KANDIDATENS FRÅGOR TILL OSS
- [Fråga]: [vad vi svarade]
PRAKTISKA FÖRHÅLLANDEN
Tillgänglig från: [datum]
Löneanspråk: [uppgivet / inte aktuellt]
Referenser: [uppgivna / hämtas vid nästa runda]
SAMLAD BEDÖMNING
[Jobbrelevant och konkret. Knyt bedömningen till kriterierna ovan.]
SLUTSATS
[ ] Går vidare till nästa runda
[ ] Går inte vidare. Motivering: [saklig och jobbrelaterad]
Anteckning förd av: [namn]
Sparas till: [datum]Så använder du den
- Använd samma kriterier och samma frågor till alla. Det är därför intervjun struktureras: utan det mäter processen framför allt hur väl intervjuaren gillade kandidaten.
- Skriv svaret, inte intrycket. ”Beskrev en konkret situation där hon hanterade X genom att göra Y” är kontrollerbart. ”Verkade trygg” är det inte.
- Skriv som om kandidaten läser det. Det kan hända att hon gör: rätten till tillgång gäller också intervjuanteckningar.
- Sätt ett raderingsdatum på anteckningen. Är tjänsten tillsatt och fristerna ute ska anteckningarna om de andra kandidaterna i regel raderas.
Det som inte ska stå där
Ålder, familjesituation, graviditet, religion, etnicitet, politisk åskådning, fackligt medlemskap och hälsoförhållanden. Detta är uppgifter en arbetsgivare i utgångspunkten inte kan hämta in eller väga in, och en notering av dem är problematisk oavsett hur den var menad.
Var i samtalet i stället för i anteckningsblocket
En intervjuare som skriver ställer färre följdfrågor. Sayable spelar in samtalet och skriver ut det, så att anteckningen kan fyllas i efteråt med svaren faktiskt framför sig. Inspelning av en intervju klargörs öppet med kandidaten först, och kandidaten kan säga nej.
Vanliga frågor
Kandidaten har rätt till tillgång till personuppgifter om sig själv enligt dataskyddsförordningens artikel 15. Skriv därför bara jobbrelevanta bedömningar, och formulera dem så att du kan stå för dem om kandidaten läser dem.
Så länge det är nödvändigt för ändamålet. Är tjänsten tillsatt och eventuella klagofrister ute ska anteckningarna om kandidaterna som inte fick jobbet i regel raderas. Ska de behållas för en senare process måste kandidaten ha samtyckt.
För att ostrukturerade intervjuer framför allt mäter hur väl intervjuaren gillar kandidaten. Samma frågor och samma skala till alla gör kandidaterna jämförbara och minskar utrymmet för osaklig särbehandling.