Mal
Innkalling til drøftelsesmøte: mal, frist og innhold
Hva innkallingen til et drøftelsesmøte må inneholde, hvor lang varslingsfrist som gjelder, og ferdig mal du kan kopiere. Med de vanligste feilene som svekker innkallingen.
Innkallingen til drøftelsesmøte er det første formelle steget i en oppsigelsessak, og den avgjør ofte om drøftingen etter arbeidsmiljøloven § 15-1 blir reell. En innkalling som ikke sier hva møtet gjelder, eller som kommer samme dag, gir arbeidstakeren ingen mulighet til å forberede seg. Da er drøftingen tom, uansett hvor grundig selve møtet gjennomføres.
Dette er generell informasjon, ikke juridisk rådgivning.
Hva innkallingen må inneholde
| Element | Hvorfor |
|---|---|
| Tid, sted og møteform | Praktisk, og dokumenterer at møtet ble innkalt |
| Hva møtet gjelder | Forutsetningen for at arbeidstakeren kan forberede seg |
| At det er et drøftelsesmøte etter § 15-1 | Gjør alvoret tydelig, og plasserer møtet rettslig |
| At beslutning ikke er fattet | Kjernen i § 15-1. Sier innkallingen noe annet, er drøftingen tom |
| Retten til å ta med tillitsvalgt eller rådgiver | Følger av § 15-1, som forutsetter tillitsvalgtes deltakelse |
| Hvem som møter fra arbeidsgiver | Gjør at arbeidstakeren vet hva hun går til |
| Dokumentasjon møtet bygger på | Uten dette kan ikke arbeidstakeren ta stilling til grunnlaget |
| Kontaktperson og frist for tilbakemelding | Praktisk gjennomføring |
Frist for innkalling
Arbeidsmiljøloven inneholder ingen bestemt innkallingsfrist for drøftelsesmøte. Det overrasker mange, og det misbrukes av og til.
Kravet følger i stedet av formålet med § 15-1. Skal drøftingen være reell, må arbeidstakeren ha hatt tid til å:
- Lese og forstå dokumentasjonen
- Kontakte tillitsvalgt eller fagforening
- Eventuelt skaffe advokat
- Tenke gjennom sin egen versjon og finne frem egen dokumentasjon
To til fem virkedager er alminnelig praksis og dekker normalt disse behovene. Er saken kompleks, eller er det ferietid, bør fristen være lengre. Innkalling samme dag eller dagen før oppfyller sjelden kravet, og fremstår i ettertid som et forsøk på å unngå at arbeidstakeren stiller forberedt.
Merk forskjellen mot fristene etter en oppsigelse, som er lovbestemte: to uker for å kreve forhandlinger etter § 17-3, og åtte uker søksmålsfrist etter § 17-4. Se frister ved drøftelsesmøte.
Mal for innkalling
INNKALLING TIL DRØFTELSESMØTE
Til: [Navn på arbeidstaker]
Fra: [Navn, stilling]
Dato: [dato for innkallingen]
Tid: [dato og klokkeslett]
Sted/møteform: [adresse, eller videomøte med lenke]
BAKGRUNN
Du innkalles med dette til drøftelsesmøte etter
arbeidsmiljøloven § 15-1. Bakgrunnen for møtet er
[konkret beskrivelse av forholdet møtet gjelder].
FORMÅLET MED MØTET
Formålet er å drøfte [grunnlaget for en mulig oppsigelse
/ grunnlaget for og utvelgelsen ved en mulig oppsigelse]
før det tas beslutning i saken. Det er ikke fattet noen
beslutning på nåværende tidspunkt.
DINE RETTIGHETER
Du har rett til å la deg bistå av tillitsvalgt, advokat
eller annen rådgiver i møtet. Gi beskjed til [navn] innen
[dato] om hvem du eventuelt tar med.
Du har ikke plikt til å møte, og du har ikke plikt til å
ta stilling til noe i møtet.
FRA ARBEIDSGIVER MØTER
[Navn, stilling]
[Navn, stilling]
VEDLEGG
[Dokumentasjon møtet bygger på]
Med vennlig hilsen
[Navn, stilling, virksomhet]For agenda til gjennomføringen og protokollmal, se mal for drøftelsesmøte.
Vanlige feil i innkallingen
1. «Vi må ta en prat.» Uten tema kan ikke arbeidstakeren forberede seg, og møtet blir en overrumpling. Det er den motsatte av en drøfting.
2. Ingen opplysning om retten til bisitter. Arbeidstakeren møter alene fordi hun ikke visste at hun kunne ta med noen. § 15-1 forutsetter tillitsvalgtes deltakelse, og det bør stå i innkallingen.
3. Innkalling samme dag. Særlig når den kommer rett før helg eller ferie. Det ser ut som det er, et forsøk på å unngå at motparten stiller forberedt.
4. Dokumentasjonen holdes tilbake. Arbeidstakeren får først se grunnlaget i møtet, og kan da umulig ta stilling til det. Legg ved det saken bygger på.
5. Innkallingen forutsetter utfallet. Formuleringer som «møte om avslutning av arbeidsforholdet» eller «møte om din sluttavtale» sier rett ut at beslutningen er tatt. Da er § 15-1 brutt allerede i innkallingen.
6. Muntlig innkalling uten spor. I ettertid finnes ingen dokumentasjon på at møtet ble innkalt, når, eller med hvilket tema.
Hvis arbeidstakeren er sykmeldt eller fraværende
Sykmelding er ikke grunn til å la være å innkalle. Se drøftelsesmøte med sykmeldt arbeidstaker. Tilby alternative former: video, telefon, eller skriftlig drøfting der arbeidstakeren får grunnlaget skriftlig og svarer skriftlig.
Uteblir arbeidstakeren, send ny innkalling i annen kanal og dokumenter forsøkene. Arbeidsgiver skal kunne vise at reell mulighet ble gitt, ikke bare at ett brev ble sendt.
Dokumentér hele kjeden
Innkallingen er første ledd i dokumentasjonen. Kjeden bør henge sammen slik:
- Skriftlig innkalling med dato, tema, vedlegg og opplysning om bisitterretten
- Bekreftelse på at innkallingen ble mottatt
- Protokoll fra møtet, signert av begge parter
- Eventuelle skriftlige tilleggsmerknader fra arbeidstaker
- Arbeidsgivers beslutning, med henvisning til det som kom frem
Sayable tar seg av ledd 3: møtet tas opp, transkriberes på norsk og blir til et protokollutkast med deltakere og innhold på plass. Møtelederen slipper å skrive underveis, og dokumentasjonen ligger klar samme dag. Opptak avklares åpent ved møtestart og noteres i protokollen.
Videre lesning
Ofte stilte spørsmål
Arbeidsmiljøloven setter ingen frist. Kravet følger av formålet: arbeidstakeren skal ha reell mulighet til å forberede seg og skaffe tillitsvalgt eller advokat. To til fem virkedager er vanlig praksis. Innkalling samme dag oppfyller sjelden dette.
Loven krever det ikke, men skriftlig innkalling er sterk praksis. Den dokumenterer at møtet ble innkalt, når, med hvilket tema, og at arbeidstakeren ble opplyst om retten til å ta med tillitsvalgt.
Ja, i praksis. Skal drøftingen ha innhold, må arbeidstakeren vite hva som skal drøftes. En innkalling som bare sier «møte» eller «en samtale» gir ingen reell mulighet til å forberede seg, og svekker arbeidsgivers dokumentasjon.
Send en ny innkalling, gjerne i en annen kanal, og dokumenter forsøkene. Uteblir arbeidstakeren, kan arbeidsgiver gå videre, men må kunne vise at reell mulighet til drøfting ble gitt. Tilby gjerne skriftlig drøfting som alternativ.
Ja. Loven stiller ingen krav til møteform. Video eller telefon er akseptable alternativer, særlig når arbeidstakeren er sykmeldt, i permisjon eller i utlandet. Møteformen noteres i protokollen.
