Mal
Møteinnkalling mal: slik skriver du en innkalling til møte
Gratis mal for møteinnkalling du kan kopiere, en kort variant for e-post og kalender, hva innkallingen må inneholde, og når møtet har egne krav.
Møteinnkallingen avgjør om folk kommer forberedt. En god innkalling sier hvorfor møtet holdes, hva det skal ende med, og hva deltakerne må gjøre før de kommer. Her er en mal du kan kopiere, en kort variant for e-post og kalender, og en oversikt over møtene som har egne krav.
Mal for møteinnkalling
INNKALLING: [MØTETITTEL]
Tid: [dag og dato], kl. [xx.xx]–[xx.xx]
Sted: [rom / adresse / videolenke]
Kalt inn: [navn eller gruppe]
Kopi til: [de som skal orienteres, men ikke må møte]
FORMÅL
[Én setning: hva skal være avgjort, avklart eller laget
når møtet er slutt?]
SAKSLISTE
1. [Sak] [10 min]
Ansvarlig: [navn]
Skal ende i: [beslutning / avklaring / orientering]
2. [Sak] [20 min]
Ansvarlig: [navn]
Skal ende i: [...]
3. Eventuelt [5 min]
Saker meldes til [navn] innen [dato].
FORBEREDELSE
[Hva som skal være lest eller gjort før møtet,
med lenker eller vedlegg.]
FORFALL
Gi beskjed til [navn] innen [dato] hvis du ikke kan delta.
Hilsen
[navn, rolle]Kort variant for e-post og kalender
For et internt arbeidsmøte er en kalenderinvitasjon ofte nok, så lenge teksten har det viktigste:
Formål: [hva vi skal bli enige om]
Agenda:
1. [punkt] ([navn], [min])
2. [punkt] ([navn], [min])
Les før møtet: [lenke]Det tar et halvt minutt å skrive. En invitasjon med bare en tittel er den vanligste grunnen til at folk møter uforberedt, og til at de første ti minuttene går med til å finne ut hva møtet handler om.
Hva innkallingen må inneholde
| Del | Hvorfor |
|---|---|
| Formål | Uten formål vet ingen når møtet er ferdig |
| Tid, sted og lenke | Med slutt-tidspunkt, ikke bare start |
| Saksliste | Hver sak med ansvarlig og hva den skal ende i |
| Forberedelse | Det deltakerne må ha lest eller gjort |
| Hvem som er kalt inn | Og hvem som bare får kopi |
| Frist for forfall og eventuelt | Så møtelederen kan planlegge |
«Skal ende i» er linjen som oftest mangler, og den som gjør mest. Står det «beslutning», vet alle at saken ikke er en orientering, og den som har innvendinger kommer forberedt i stedet for å ta dem i gangen etterpå. For hvordan du setter opp selve punktene, se møteagenda: slik lager du en agenda som virker.
Når skal innkallingen sendes?
For vanlige arbeidsmøter finnes det ingen regler. Tommelfingerregelen er at deltakerne skal rekke å gjøre det som står under forberedelse. Skal de lese et dokument på ti sider, er to dager kort tid.
Noen møter har egne krav til innkallingen. Der kan en feil i innkallingen gjøre at vedtakene kan angripes:
| Møte | Les mer |
|---|---|
| Styremøte | Innkalling til styremøte |
| Generalforsamling | Innkalling til generalforsamling |
| Årsmøte i sameie | Innkalling til årsmøte |
| Drøftelsesmøte | Innkalling til drøftelsesmøte |
Vanlige feil
- Formålet mangler, så møtet varer til tiden er brukt opp
- Sakslisten er en liste med temaer, ikke saker med et ønsket utfall
- Dokumentene kommer samme morgen, eller først i møtet
- Alle er kalt inn, også de som bare trenger referatet
- Ingen frist for eventuelt, så de viktigste sakene dukker opp til slutt
- Videolenken ligger i en egen e-post som ingen finner igjen
Etter møtet
Innkallingen og referatet bør speile hverandre: samme saksnummer og samme rekkefølge. Da kan referatet skrives rett inn i strukturen fra innkallingen, og det er lett å se hva som ble avgjort under hver sak. Se mal for møtereferat.
Tar du opp møtet med Sayable, skrives referatet for deg, med beslutninger og oppgaver med navngitte eiere.
Videre lesning
- Møteagenda mal: ferdige agendaer for ulike møtetyper
- Saksliste: mal og hva som skal med
- Agendabygger, gratis verktøy
- Møtestruktur: mal for møteplan og faste møter
- Malbiblioteket
Det viktigste
Skriv formålet først, gi hver sak en ansvarlig og et ønsket utfall, og send dokumentene sammen med innkallingen. Har møtet formkrav, som styremøter og generalforsamlinger, gjelder egne regler for frist og innhold.
Ofte stilte spørsmål
Formål, tid og sted, en saksliste der hver sak har en ansvarlig og et ønsket utfall, hva deltakerne må forberede, og hvem som er kalt inn. Formålet er det som oftest mangler, og det er det som avgjør når møtet er ferdig.
For vanlige arbeidsmøter finnes det ingen regler. Deltakerne må rekke å gjøre det som står under forberedelse, så et møte som krever lesing trenger mer varsel enn et kort koordineringsmøte. Styremøter, generalforsamlinger, årsmøter og drøftelsesmøter har egne regler eller fast praksis.
Innkallingen er beskjeden om at møtet skal holdes, hvem som skal møte og hvorfor. Agendaen er planen for selve møtet. I interne møter er de ofte samme dokument. I formelle møter er sakslisten en del av innkallingen, og den kan avgjøre hva møtet har lov til å vedta.
For mange interne møter ja, hvis invitasjonen har formål og agenda i teksten. En invitasjon med bare en tittel er den vanligste grunnen til at folk møter uforberedt.
