Prosjekt og drift
Mal: referat fra styringsgruppemøte
Referatmal for styringsgruppen i et prosjekt, med beslutninger som krever mandat, avvik mot rammer, og eskaleringer prosjektet ikke kan løse selv.
REFERAT: STYRINGSGRUPPEMØTE [prosjektnavn]
Møte nr. [__] | [dato], kl. [__.__]–[__.__] | [sted eller møteform]
TIL STEDE
[Navn], [rolle] (prosjekteier)
[Navn], [rolle]
[Navn], prosjektleder (rapporterer, uten stemme)
Fraværende: [Navn]
STATUS MOT RAMMER
Ramme Prognose Avvik
Tid [dato] [dato] [dager]
Kostnad [beløp] [beløp] [beløp]
Omfang [kort] [kort] [kort]
VESENTLIGE AVVIK
- [Avvik]: [årsak], [konsekvens], [foreslått håndtering]
TIL BESLUTNING
Sak [__]: [overskrift]
Bakgrunn: [kort]
Alternativer: A) [...] B) [...] C) [...]
Anbefaling: [hvilket, og hvorfor]
Vedtak: [hva styringsgruppen bestemte]
ESKALERINGER FRA PROSJEKTET
- [Hva prosjektet trenger svar på]. Alternativer: [...].
Anbefaling: [...]. Svar innen: [dato].
Behandlet: [ja, vedtak / nei, utsatt til [dato]]
RISIKO OVER TERSKEL
- [Risiko]: [sannsynlighet og konsekvens], [eier], [tiltak]
OPPGAVER
| # | Oppgave | Ansvarlig | Frist |
|---|---------|-----------|-------|
| 1 | | | |
NESTE MØTE
[dato, kl.]
Referat ført av: [navn]Slik bruker du den
- Skriv alternativene, ikke bare anbefalingen. En styringsgruppe som bare får ett forslag, kan ikke gjøre annet enn å godkjenne eller utsette, og da er den ikke en styringsgruppe.
- Sett frist på hver eskalering. Uten frist blir eskaleringen liggende til neste møte, som ofte er en måned senere enn prosjektet hadde råd til.
- Behold tabellen mot rammer uendret mellom møtene. Verdien ligger i å se hvordan prognosen beveger seg over tid, ikke i tallet i dag.
- Skriv «utsatt» som en beslutning. Med dato. En sak som ikke ble behandlet, skal ikke forsvinne stille.
Grensen mot prosjektmøtet
Kommer samme sak opp begge steder, er mandatet uklart. Da er det verdt å skrive ned hva prosjektlederen kan bestemme alene, og la det stå i referatet fra oppstartsmøtet.
Ofte stilte spørsmål
Prosjektmøtet handler om utførelsen. Styringsgruppen behandler det prosjektet ikke kan bestemme selv: rammer, mandat, ressurser og avvik som får konsekvenser utenfor prosjektet.
Bare det som krever deres mandat. En styringsgruppe som tar beslutninger prosjektlederen kunne tatt, har flyttet ansvaret oppover uten å flytte arbeidet, og da går alt saktere.
Skriv hva prosjektet trenger et svar på, hvilke alternativer som finnes, hva prosjektet anbefaler, og hvilken frist svaret har. Uten alle fire blir eskaleringen liggende.