Projekt och drift
Mall: protokoll från styrgruppsmöte
Protokollmall för styrgruppsmöten, med status mot ramar, eskaleringar från projektet, beslut och risk över tröskel.
PROTOKOLL: STYRGRUPPSMÖTE [projektnamn]
Möte nr [__] | [datum], kl. [__.__]–[__.__] | [plats eller mötesform]
NÄRVARANDE
[Namn], [roll] (projektägare)
[Namn], [roll]
[Namn], projektledare (rapporterar, utan röst)
Frånvarande: [Namn]
STATUS MOT RAMAR
Ram Prognos Avvikelse
Tid [datum] [datum] [dagar]
Kostnad [belopp] [belopp] [belopp]
Omfattning [kort] [kort] [kort]
VÄSENTLIGA AVVIKELSER
- [Avvikelse]: [orsak], [konsekvens], [föreslagen hantering]
TILL BESLUT
Ärende [__]: [rubrik]
Bakgrund: [kort]
Alternativ: A) [...] B) [...] C) [...]
Rekommendation: [vilket, och varför]
Beslut: [vad styrgruppen beslutade]
ESKALERINGAR FRÅN PROJEKTET
- [Vad projektet behöver svar på]. Alternativ: [...].
Rekommendation: [...]. Svar senast: [datum].
Behandlat: [ja, beslut / nej, bordlagt till [datum]]
RISK ÖVER TRÖSKEL
- [Risk]: [sannolikhet och konsekvens], [ägare], [åtgärd]
UPPGIFTER
| # | Uppgift | Ansvarig | Frist |
|---|---------|----------|-------|
| 1 | | | |
NÄSTA MÖTE
[datum, kl.]
Protokoll fört av: [namn]Så använder du den
- Skriv alternativen, inte bara rekommendationen. En styrgrupp som bara får ett förslag kan inte göra annat än att godkänna eller bordlägga, och då är den ingen styrgrupp.
- Sätt tidsfrist på varje eskalering. Utan frist blir eskaleringen liggande till nästa möte, som ofta är en månad senare än projektet hade råd med.
- Behåll tabellen mot ramar oförändrad mellan mötena. Värdet ligger i att se hur prognosen rör sig över tid, inte i siffran i dag.
- Skriv ”bordlagt” som ett beslut. Med datum. Ett ärende som inte behandlades ska inte försvinna tyst.
Gränsen mot projektmötet
Kommer samma ärende upp på båda ställena är mandatet oklart. Då är det värt att skriva ner vad projektledaren kan bestämma ensam, och låta det stå i protokollet från uppstartsmötet.
Vanliga frågor
Projektmötet handlar om utförandet. Styrgruppen behandlar det projektet inte kan bestämma självt: ramar, mandat, resurser och avvikelser som får konsekvenser utanför projektet.
Bara det som kräver deras mandat. En styrgrupp som tar beslut projektledaren kunde ha tagit har flyttat ansvaret uppåt utan att flytta arbetet, och då går allt långsammare.
Skriv vad projektet behöver svar på, vilka alternativ som finns, vad projektet rekommenderar, och vilken tidsfrist svaret har. Utan alla fyra blir eskaleringen liggande.