Prosjekt og drift
Mal: referat fra evalueringsmøte og retrospektiv
Referatmal for evaluering av et prosjekt eller en periode, med det som fungerte, det som ikke gjorde det, og tiltak med eier i stedet for gode intensjoner.
REFERAT: EVALUERING AV [prosjekt, periode eller leveranse]
[dato], kl. [__.__]–[__.__] | [sted eller møteform]
TIL STEDE
[Navn, navn, navn]
DET VI SKULLE OPPNÅ
[Målet, slik det var formulert da vi startet. Hentes fra
oppstartsdokumentet, ikke fra hukommelsen.]
DET VI FAKTISK OPPNÅDDE
[Kort og etterprøvbart. Tall der det finnes tall.]
DETTE FUNGERTE
- [Hva, og hvorfor det fungerte. Grunnen er den delen som kan gjentas.]
DETTE FUNGERTE IKKE
- [Hva, og hva som var årsaken. Beskriv forholdet, ikke personen.]
DETTE OVERRASKET OSS
- [Det ingen hadde forutsett. Dette er ofte det mest verdifulle punktet,
fordi det peker på blindsoner i planleggingen.]
TILTAK
| # | Tiltak | Ansvarlig | Frist | Hvordan vi ser at det virket |
|---|--------|-----------|-------|------------------------------|
| 1 | | | | |
| 2 | | | | |
TAS VIDERE TIL
[Hvem utenfor dette teamet som bør vite noe av dette, og hvem
som forteller dem det.]
Referat ført av: [navn]Slik bruker du den
- Hent målet fra oppstartsdokumentet. Ikke fra hva folk husker at målet var. Avviket mellom de to er ofte selve funnet.
- Begrens deg til to eller tre tiltak. En liste på tolv blir ikke gjennomført, og neste evaluering starter med at ingenting er gjort.
- Skriv hvordan dere ser at tiltaket virket. Et tiltak uten et tegn på virkning kan ikke lukkes, og henger igjen på listen i årevis.
- Beskriv forhold, ikke personer. En evaluering som leses som skyldfordeling, gjør neste evaluering høflig og verdiløs.
«Dette overrasket oss» er punktet folk hopper over
Det er også det mest verdifulle. Det som gikk galt på en måte ingen hadde forutsett, peker på en blindsone i hvordan dere planlegger, ikke bare i dette prosjektet. Det er den typen læring som faktisk overføres til neste gang.
Ofte stilte spørsmål
Hva som fungerte, hva som ikke gjorde det, og tiltak med navn og frist. Uten det siste blir evalueringen en samtale folk følte var nyttig, og som ikke endret noe.
To eller tre. En liste med tolv forbedringer blir ikke gjennomført, og neste retrospektiv starter med at ingenting fra forrige er gjort.
På tiltak, ja. På det som gikk galt, som regel nei. En evaluering som leses som en skyldfordeling, gjør at neste evaluering blir høflig og verdiløs.