Prosjekt og drift
Mal: referat fra byggemøte
Referatmal for byggemøter, med framdrift, avvik, endringsmeldinger, HMS og et eget felt for det som får konsekvenser for sluttdato eller pris.
Krav: Byggemøtereferatet er ikke lovpålagt, men det er ofte det sentrale beviset i en tvist om endringer, fristforlengelse eller tilleggsvederlag. NS 8405 og NS 8407 knytter varsler til frister, og referatet dokumenterer når noe faktisk ble tatt opp.
REFERAT FRA BYGGEMØTE NR. [__]
Prosjekt: [navn og adresse]
Byggherre: [navn]
Entreprenør: [navn]
[dato], kl. [__.__]–[__.__] | [sted]
TIL STEDE
[Navn], [firma], [rolle]
[Navn], [firma], [rolle]
Fraværende: [navn], [firma]
1. GODKJENNING AV FORRIGE REFERAT
Referat nr. [__] ble godkjent uten merknader.
[eller: Merknad fra [firma] til punkt [__]: ...]
2. FRAMDRIFT
Planlagt ferdigstillelse: [dato]
Vurdert ferdigstillelse: [dato]
Avvik: [antall dager, og årsak]
Aktivitet Planlagt Faktisk Merknad
[aktivitet] [uke] [uke] [...]
3. HMS
Hendelser siden sist: [antall, og hva]
Vernerunde: [dato, funn, lukket innen]
SHA-plan: [status]
4. ENDRINGER OG VARSLER
Endringsmelding nr. [__], mottatt [dato]:
[Hva den gjelder, og status: under vurdering / godkjent / avvist]
Varsel om [fristforlengelse / tilleggsvederlag], mottatt [dato]:
[Grunnlag, og byggherrens foreløpige standpunkt]
5. AVVIK OG UTFØRELSE
- [Avvik]: [tiltak], ansvarlig [firma], frist [dato]
6. ØKONOMI
Kontraktssum: [beløp]
Godkjente endringer: [beløp]
Prognose sluttsum: [beløp]
7. BESLUTNINGER
1. [Hva som ble bestemt]
8. KONSEKVENSER FOR SLUTTDATO ELLER PRIS
[Alt fra møtet som kan påvirke ferdigstillelse eller sluttsum,
samlet på ett sted. Står det ingenting her, skriv «ingen».]
9. AKSJONSPUNKTER
| # | Sak | Ansvarlig | Frist |
|---|-----|-----------|-------|
| 1 | | | |
10. EVENTUELT
[...]
NESTE BYGGEMØTE
[dato, kl., sted]
Referat ført av: [navn], [firma]
Merknader til referatet meldes skriftlig innen [antall] dager.Slik bruker du den
- Punkt 8 er det viktigste. Alt som kan flytte sluttdato eller sluttsum samles ett sted, uansett hvor i møtet det kom opp. Da slipper partene å lete gjennom tolv referater når regnestykket skal gjøres opp.
- Skriv dato for mottatt varsel, ikke bare at det finnes. Fristene i standardkontraktene løper fra et tidspunkt, og referatet er ofte det eneste som fester det tidspunktet.
- Sett en frist for merknader nederst. Uten den er det uklart når referatet regnes som akseptert.
- Skriv firmanavn på hver deltaker. I en tvist tre år senere er «Per» ikke en identifikasjon.
Referatet er et juridisk dokument
I entreprisesaker er byggemøtereferatene ofte det sentrale beviset. Den som fører referatet, styrer i praksis hva som anses avtalt. Er du motpart: les hvert referat, og protester skriftlig med en gang noe er feil. Et referat ingen har protestert mot, blir lagt til grunn.
Ta gjerne opp møtet og skriv referatet fra opptaket. Det avklares åpent ved møtestart, se er det lov å ta opp møter i Norge.
Ofte stilte spørsmål
Nei, men det er avtalefestet i de fleste entreprisekontrakter, og det er som regel det sentrale beviset når partene er uenige om hva som ble varslet og når. Standardene i NS 8405- og NS 8407-familien knytter viktige rettigheter til frister, og referatet viser når klokken begynte å gå.
Vanligvis byggherrens representant eller byggeleder. Den som fører referatet, styrer i praksis hva som anses avtalt, og derfor er det viktig at motparten faktisk leser det og protesterer skriftlig ved uenighet.
Protester skriftlig, og gjør det raskt. Et referat ingen har protestert mot, blir i praksis lagt til grunn. Skriv hva du er uenig i og hva som faktisk ble sagt, og be om at protesten tas inn i neste referat.