Prosjekt og drift
Mal: referat fra oppstartsmøte
Referatmal for oppstartsmøtet i et prosjekt, med mål, avgrensning, roller, milepæler og de forutsetningene alle trodde de var enige om.
REFERAT: OPPSTARTSMØTE [prosjektnavn]
[dato], kl. [__.__]–[__.__] | [sted eller møteform]
TIL STEDE
[Navn], [rolle]
[Navn], [rolle]
MÅL
[Hva prosjektet skal levere, i én til tre setninger. Skriv det slik at
noen utenfor rommet kan avgjøre om det er oppnådd.]
UTENFOR PROSJEKTET
- [Det som IKKE er med, og som noen kan komme til å tro er med]
- [...]
ROLLER
Prosjekteier: [navn]
Prosjektleder: [navn]
Beslutningstaker: [navn] (hvem sier ja og nei)
Deltakere: [navn, navn]
MILEPÆLER
Milepæl Dato Ansvarlig
[milepæl] [dato] [navn]
[milepæl] [dato] [navn]
FORUTSETNINGER
[Det arbeidet hviler på, og som ikke er bekreftet ennå.]
- [Forutsetning]. Bekreftes av [navn] innen [dato].
RISIKO OG AVHENGIGHETER
- [Risiko]: [tiltak], ansvarlig [navn]
SLIK JOBBER VI
Møtefrekvens: [ukentlig / annenhver uke]
Beslutninger: [hvordan de tas, og av hvem]
Dokumentasjon: [hvor referater og underlag ligger]
OPPGAVER
| # | Oppgave | Ansvarlig | Frist |
|---|---------|-----------|-------|
| 1 | | | |
NESTE MØTE
[dato, kl.]
Referat ført av: [navn]Slik bruker du den
- Fyll ut «utenfor prosjektet» selv om ingen spurte. Det er punktet som sparer flest timer senere, og det som oftest står tomt.
- Skriv navn på beslutningstakeren. Ikke en komité. Et prosjekt uten én person som kan si nei, tar alle beslutninger to ganger.
- Skill forutsetninger fra risiko. En forutsetning er noe du tror er sant og ikke har sjekket. En risiko er noe du vet kan gå galt. De håndteres forskjellig.
Send referatet før noen rekker å huske feil
Et oppstartsmøte er der alle går ut med hver sin versjon av hva som ble avtalt. Referatet samme dag er det eneste som fanger avviket mens det fortsatt er billig å rette.
Ofte stilte spørsmål
Mål, hva som er utenfor prosjektet, roller med navn, milepæler, og forutsetningene arbeidet hviler på. Det siste er punktet folk hopper over, og det som oftest velter prosjekter senere.
Fordi omfangsvekst nesten alltid starter med «jeg trodde det var med». Et skrevet punkt om hva som er utenfor, er den billigste forsikringen et prosjekt kan ha.
Halvannen til to timer for et prosjekt av en viss størrelse. Kortere blir det en orientering, og da må avklaringene tas et annet sted uansett.