Projekt och drift
Mall: protokoll från uppstartsmöte
Protokollmall för uppstartsmötet i ett projekt, med mål, avgränsning, roller, milstolpar och de förutsättningar alla trodde att de var överens om.
PROTOKOLL: UPPSTARTSMÖTE [projektnamn]
[datum], kl. [__.__]–[__.__] | [plats eller mötesform]
NÄRVARANDE
[Namn], [roll]
[Namn], [roll]
MÅL
[Vad projektet ska leverera, i en till tre meningar. Skriv det så att
någon utanför rummet kan avgöra om det är uppnått.]
UTANFÖR PROJEKTET
- [Det som INTE ingår, och som någon kan komma att tro ingår]
- [...]
ROLLER
Projektägare: [namn]
Projektledare: [namn]
Beslutsfattare: [namn] (vem säger ja och nej)
Deltagare: [namn, namn]
MILSTOLPAR
Milstolpe Datum Ansvarig
[milstolpe] [datum] [namn]
[milstolpe] [datum] [namn]
FÖRUTSÄTTNINGAR
[Det arbetet vilar på, och som inte är bekräftat ännu.]
- [Förutsättning]. Bekräftas av [namn] senast [datum].
RISKER OCH BEROENDEN
- [Risk]: [åtgärd], ansvarig [namn]
SÅ ARBETAR VI
Mötesfrekvens: [veckovis / varannan vecka]
Beslut: [hur de tas, och av vem]
Dokumentation: [var protokoll och underlag ligger]
UPPGIFTER
| # | Uppgift | Ansvarig | Frist |
|---|---------|----------|-------|
| 1 | | | |
NÄSTA MÖTE
[datum, kl.]
Protokoll fört av: [namn]Så använder du den
- Fyll i ”utanför projektet” även om ingen frågade. Det är den punkt som sparar flest timmar senare, och den som oftast står tom.
- Skriv namn på beslutsfattaren. Inte en kommitté. Ett projekt utan en person som kan säga nej tar alla beslut två gånger.
- Skilj förutsättningar från risker. En förutsättning är något du tror är sant och inte har kontrollerat. En risk är något du vet kan gå fel. De hanteras olika.
Skicka protokollet innan någon hinner minnas fel
Ett uppstartsmöte är där alla går ut med var sin version av vad som avtalades. Protokollet samma dag är det enda som fångar avvikelsen medan den fortfarande är billig att rätta.
Vanliga frågor
Mål, vad som ligger utanför projektet, roller med namn, milstolpar, och de förutsättningar arbetet vilar på. Det sista är den punkt folk hoppar över, och den som oftast välter projekt senare.
För att omfångsvidgning nästan alltid börjar med ”jag trodde det ingick”. En skriven punkt om vad som ligger utanför är den billigaste försäkring ett projekt kan ha.
En och en halv till två timmar för ett projekt av viss storlek. Kortare blir det en orientering, och då måste avklaringarna tas någon annanstans ändå.