Projekt og drift
Skabelon: referat fra opstartsmøde
Referatskabelon til opstartsmødet i et projekt, med mål, afgrænsning, roller, milepæle og de forudsætninger, alle troede, de var enige om.
REFERAT: OPSTARTSMØDE [projektnavn]
[dato], kl. [__.__]–[__.__] | [sted eller mødeform]
TIL STEDE
[Navn], [rolle]
[Navn], [rolle]
MÅL
[Hvad projektet skal levere, i én til tre sætninger. Skriv det, så
nogen uden for lokalet kan afgøre, om det er nået.]
UDEN FOR PROJEKTET
- [Det, der IKKE er med, og som nogen kan komme til at tro er med]
- [...]
ROLLER
Projektejer: [navn]
Projektleder: [navn]
Beslutningstager: [navn] (hvem siger ja og nej)
Deltagere: [navn, navn]
MILEPÆLE
Milepæl Dato Ansvarlig
[milepæl] [dato] [navn]
[milepæl] [dato] [navn]
FORUDSÆTNINGER
[Det, arbejdet hviler på, og som ikke er bekræftet endnu.]
- [Forudsætning]. Bekræftes af [navn] inden [dato].
RISICI OG AFHÆNGIGHEDER
- [Risiko]: [tiltag], ansvarlig [navn]
SÅDAN ARBEJDER VI
Mødefrekvens: [ugentligt / hver anden uge]
Beslutninger: [hvordan de tages, og af hvem]
Dokumentation: [hvor referater og bilag ligger]
OPGAVER
| # | Opgave | Ansvarlig | Frist |
|---|--------|-----------|-------|
| 1 | | | |
NÆSTE MØDE
[dato, kl.]
Referat ført af: [navn]Sådan bruger du den
- Udfyld »uden for projektet«, selv om ingen spurgte. Det er det punkt, der sparer flest timer senere, og det, der oftest står tomt.
- Skriv navn på beslutningstageren. Ikke et udvalg. Et projekt uden én person, der kan sige nej, tager alle beslutninger to gange.
- Skeln forudsætninger fra risici. En forudsætning er noget, du tror er sandt og ikke har tjekket. En risiko er noget, du ved kan gå galt. De håndteres forskelligt.
Send referatet, før nogen når at huske forkert
Et opstartsmøde er dér, hvor alle går ud med hver sin version af, hvad der blev aftalt. Referatet samme dag er det eneste, der fanger afvigelsen, mens den stadig er billig at rette.
Ofte stillede spørgsmål
Mål, hvad der er uden for projektet, roller med navne, milepæle, og de forudsætninger, arbejdet hviler på. Det sidste er det punkt, folk springer over, og det, der oftest vælter projekter senere.
Fordi omfangsvækst næsten altid starter med »jeg troede, det var med«. Et skrevet punkt om, hvad der er uden for, er den billigste forsikring, et projekt kan have.
Halvanden til to timer for et projekt af en vis størrelse. Kortere bliver det en orientering, og så må afklaringerne tages et andet sted alligevel.