Projekt och drift
Mall: protokoll från utvärderingsmöte
Protokollmall för retrospektiv och projektutvärderingar, med vad som fungerade, vad som inte gjorde det, vad som överraskade, och åtgärder med ägare och tidsfrist.
PROTOKOLL: UTVÄRDERING AV [projekt, period eller leverans]
[datum], kl. [__.__]–[__.__] | [plats eller mötesform]
NÄRVARANDE
[Namn, namn, namn]
DET VI SKULLE UPPNÅ
[Målet, så som det formulerades när vi började. Hämtas från
uppstartsdokumentet, inte från minnet.]
DET VI FAKTISKT UPPNÅDDE
[Kort och kontrollerbart. Siffror där det finns siffror.]
DETTA FUNGERADE
- [Vad, och varför det fungerade. Skälet är den del som kan upprepas.]
DETTA FUNGERADE INTE
- [Vad, och vad orsaken var. Beskriv förhållandet, inte personen.]
DETTA ÖVERRASKADE OSS
- [Det ingen hade förutsett. Detta är ofta den mest värdefulla punkten,
eftersom den pekar på blinda fläckar i planeringen.]
ÅTGÄRDER
| # | Åtgärd | Ansvarig | Frist | Hur vi ser att den verkade |
|---|--------|----------|-------|----------------------------|
| 1 | | | | |
| 2 | | | | |
FÖRS VIDARE TILL
[Vem utanför detta team som bör veta något av detta, och vem
som berättar det för dem.]
Protokoll fört av: [namn]Så använder du den
- Hämta målet från uppstartsdokumentet. Inte från vad folk minns att målet var. Avvikelsen mellan de två är ofta själva fyndet.
- Begränsa dig till två eller tre åtgärder. En lista på tolv blir inte genomförd, och nästa utvärdering börjar med att inget är gjort.
- Skriv hur ni ser att åtgärden verkade. En åtgärd utan tecken på verkan kan inte stängas, och blir kvar på listan i åratal.
- Beskriv förhållanden, inte personer. En utvärdering som läses som skuldfördelning gör nästa utvärdering artig och värdelös.
”Detta överraskade oss” är den punkt folk hoppar över
Den är också den mest värdefulla. Det som gick fel på ett sätt ingen hade förutsett pekar på en blind fläck i hur ni planerar, inte bara i detta projekt. Det är den sortens lärdom som faktiskt förs vidare till nästa gång.
Vanliga frågor
Vad som fungerade, vad som inte gjorde det, och åtgärder med namn och tidsfrist. Utan det sista blir utvärderingen ett samtal folk tyckte var nyttigt, och som inte ändrade något.
Två eller tre. En lista med tolv förbättringar blir inte genomförd, och nästa retrospektiv börjar med att inget från det förra är gjort.
På åtgärder, ja. På det som gick fel, i regel nej. En utvärdering som läses som en skuldfördelning gör att nästa utvärdering blir artig och värdelös.