Projekt og drift
Skabelon: referat fra evalueringsmøde
Referatskabelon til retrospektiver og projektevalueringer, med hvad der virkede, hvad der ikke gjorde, hvad der overraskede, og tiltag med ejer og frist.
REFERAT: EVALUERING AF [projekt, periode eller leverance]
[dato], kl. [__.__]–[__.__] | [sted eller mødeform]
TIL STEDE
[Navn, navn, navn]
DET, VI SKULLE OPNÅ
[Målet, som det var formuleret, da vi startede. Hentes fra
opstartsdokumentet, ikke fra hukommelsen.]
DET, VI FAKTISK OPNÅEDE
[Kort og efterprøveligt. Tal, hvor der findes tal.]
DETTE VIRKEDE
- [Hvad, og hvorfor det virkede. Grunden er den del, der kan gentages.]
DETTE VIRKEDE IKKE
- [Hvad, og hvad årsagen var. Beskriv forholdet, ikke personen.]
DETTE OVERRASKEDE OS
- [Det, ingen havde forudset. Dette er ofte det mest værdifulde punkt,
fordi det peger på blinde vinkler i planlægningen.]
TILTAG
| # | Tiltag | Ansvarlig | Frist | Hvordan vi ser, at det virkede |
|---|--------|-----------|-------|--------------------------------|
| 1 | | | | |
| 2 | | | | |
FØRES VIDERE TIL
[Hvem uden for dette team, der bør vide noget af dette, og hvem
der fortæller dem det.]
Referat ført af: [navn]Sådan bruger du den
- Hent målet fra opstartsdokumentet. Ikke fra, hvad folk husker målet var. Afvigelsen mellem de to er ofte selve fundet.
- Begræns dig til to eller tre tiltag. En liste på tolv bliver ikke gennemført, og næste evaluering starter med, at intet er gjort.
- Skriv, hvordan I ser, at tiltaget virkede. Et tiltag uden tegn på virkning kan ikke lukkes og hænger på listen i årevis.
- Beskriv forhold, ikke personer. En evaluering, der læses som skyldfordeling, gør næste evaluering høflig og værdiløs.
»Dette overraskede os« er det punkt, folk springer over
Det er også det mest værdifulde. Det, der gik galt på en måde, ingen havde forudset, peger på en blind vinkel i, hvordan I planlægger, ikke bare i dette projekt. Det er den slags læring, der faktisk overføres til næste gang.
Ofte stillede spørgsmål
Hvad der virkede, hvad der ikke gjorde, og tiltag med navn og frist. Uden det sidste bliver evalueringen en samtale, folk syntes var nyttig, og som ikke ændrede noget.
To eller tre. En liste med tolv forbedringer bliver ikke gennemført, og næste retrospektiv starter med, at intet fra det forrige er gjort.
På tiltag, ja. På det, der gik galt, som regel nej. En evaluering, der læses som skyldfordeling, gør næste evaluering høflig og værdiløs.