Slik sikrer vi tjenesten

Lokal behandling

I lokal modus på Mac, Windows, iPhone og Android blir lyden, transkriptene og referatene på enheten. Er du logget inn, går noe likevel til kontoen din, for eksempel ordboka, referatmaler og notater når synk er på. Personvernerklæringen sier nøyaktig hva.

Mac-appen lagrer møtene i en mappe bare din brukerkonto har tilgang til. Appene krypterer ikke møtene på disken selv. Det er krypteringen av maskinen, FileVault på Mac og BitLocker på Windows, som beskytter dem om maskinen kommer på avveie. Innloggingen lagres i nøkkelringen på Mac og i Windows' legitimasjonsbehandling.

Kryptering

All trafikk til sayable.no, app.sayable.no, api.sayable.no og dl.sayable.no går over kryptert forbindelse (TLS) til Cloudflare, som sender den videre til serveren vår. Serveren ber nettleseren bruke bare kryptert forbindelse (HSTS).

Databasen hos Railway og opptakene hos Cloudflare R2 krypteres på disk av leverandørene. Tekst som møter, referater og notater er i tillegg kryptert med egen nøkkel per kunde. Den samme nøkkelordningen for lyd- og videofiler er neste steg.

Innlogging

Sayable har ingen passord. Du logger inn med en lenke eller en sekssifret kode på e-post. Lenken og koden virker i et kvarter og bare én gang, koden lagres ikke i klartekst, og den kan prøves fem ganger. Det er grenser for hvor mange forsøk som kan gjøres fra én IP-adresse og mot én e-postadresse.

På nett og i appene for Mac, Windows og Android virker lenken og koden bare i nettleseren eller på enheten som ba om dem, så andre som får se e-posten, kan ikke bruke dem.

Hver innlogging er en egen økt med fast levetid som ikke forlenges av seg selv. Under «Aktive økter» i Sayable på nett ser du øktene dine og kan logge ut én av dem eller alle. Logger du ut på nett, eller logger ut en økt der, slutter den å virke på serveren med en gang. Med «Logg ut alle enheter» gjør du alle innloggingene på kontoen ugyldige.

Et team kan også logge inn med firmakontoen hos Microsoft eller Google, så virksomhetens egen tofaktor og egne tilgangsregler gjelder. Eieren eller en administrator beviser først med en post i DNS at domenet er virksomhetens, og kobler det så til firmakontoen. Eieren kan deretter kreve at alle med en adresse på domenet logger inn med firmakontoen. Da virker ikke lenke og kode på e-post for dem. Sayable ber bare om e-postadressen og får ingen tilgang til e-post, kalender eller filer.

Tilgang i teamet

Et team har tre roller: eier, administrator og medlem. Eieren og administratorene kan invitere og fjerne medlemmer. En invitasjon gjelder i sju dager.

Hvert medlem bestemmer selv hvilke møter som deles til teamarkivet, og om opptaket følger med. Eieren og administratorene ser bare det som er delt, aldri møtene et medlem ikke har delt. Fjernes et medlem, forsvinner medlemmets delinger fra teamarkivet, og møtene blir liggende på medlemmets egen konto. I et team med bedriftsstyring kan eieren og administratorene eksportere og slette dataene til et deaktivert medlem, og eieren kan sette en slettefrist. Det står i personvernerklæringen.

Eieren og administratorene kan begrense teamet til virksomhetens e-postdomener, så ingen utenfor kan inviteres eller bli med. De kan også deaktivere et medlem, som da mister tilgangen til teamet og logges ut på alle enheter. Det samme skjer når et medlem fjernes.

Eieren og administratorene kan lese teamets revisjonslogg: innlogging og utlogging, invitasjoner, medlemmer, roller, seter, domener, valg for deling og delinger, med hvem og når, men aldri innhold fra møtene. Loggen slettes etter 13 måneder.

Delte referater

Deler du et referat som lenke, inneholder lenken en tilfeldig nøkkel som ikke kan gjettes. Siden viser tittel, dato, varighet og referat, aldri transkriptet. Opptaket er bare med hvis du har valgt det, og spilles av gjennom adresser som slutter å virke etter et kvarter. Sidene ber søkemotorer holde seg unna, adressen sendes ikke videre til andre nettsteder, og antall oppslag per IP-adresse er begrenset.

Lenken virker til du trekker den tilbake, til den går ut, eller til du sletter møtet eller kontoen. I et team kan eieren og administratorene slå av offentlige lenker, bestemme hvor lenge nye lenker gjelder, og se og trekke medlemmenes lenker, uten å se tittelen eller innholdet.

Våre egne tilganger

Adminpanelet vi bruker til kundestøtte og drift, viser aldri innholdet i møtene: verken opptak, transkript eller referat. Det vi gjør i panelet, føres i en logg.

Serveren bruker ingen verktøy fra tredjeparter for logging, analyse eller feilsporing. Mac- og Windows-appen har ingen innebygde analyse- eller reklameverktøy fra tredjeparter.

Sletting og sikkerhetskopier

Sletter du et møte, fjernes innholdet, oppgavene og delingene med en gang, og opptaksfilene slettes. Sletter du kontoen, slettes alt på den, også opptakene og jobbene hos Gladia.

Databasen har sikkerhetskopier hos Railway: daglige, som beholdes i 6 dager, og ukentlige, som beholdes i 27 dager. Det du sletter, er borte fra sikkerhetskopiene innen 27 dager. Siden om å slette kontoen sier hva som beholdes.

Underleverandører

Selskapene som behandler data for oss, hva de får og hvor det skjer, står på en egen side.

Fant du et sikkerhetsproblem?

Skriv til hei@sayable.no. Beskriv hva du fant og hvordan vi kan se det selv.

Les også lista over underleverandører og personvernerklæringen.