Så skyddar vi tjänsten

Lokal behandling

I lokalt läge på Mac, Windows, iPhone och Android stannar ljudet, transkriberingarna och protokollen på enheten. Är du inloggad går en del ändå till ditt konto, till exempel ordlistan, referatmallar och anteckningar när synkning är på. Integritetspolicyn säger exakt vad.

Mac-appen sparar mötena i en mapp som bara ditt användarkonto har åtkomst till. Apparna krypterar inte mötena på disken på egen hand. Det är krypteringen av datorn, FileVault på Mac och BitLocker på Windows, som skyddar dem om datorn kommer bort. Inloggningen sparas i nyckelringen på Mac och i Windows autentiseringshanterare.

Kryptering

All trafik till sayable.no, app.sayable.no, api.sayable.no och dl.sayable.no går över krypterad anslutning (TLS) till Cloudflare, som skickar den vidare till vår server. Servern ber webbläsaren att bara använda krypterad anslutning (HSTS).

Databasen hos Railway och inspelningarna hos Cloudflare R2 krypteras på disk av leverantörerna. Text som möten, protokoll och anteckningar krypteras dessutom med en egen nyckel per kund. Samma nyckelordning för ljud- och videofiler är nästa steg.

Inloggning

Sayable har inga lösenord. Du loggar in med en länk eller en sexsiffrig kod via e-post. Länken och koden fungerar i en kvart och bara en gång, koden sparas inte i klartext, och den kan provas fem gånger. Det finns gränser för hur många försök som kan göras från en IP-adress och mot en e-postadress.

På webben och i apparna för Mac, Windows och Android fungerar länken och koden bara i webbläsaren eller på enheten som bad om dem, så att andra som ser mejlet inte kan använda dem.

Varje inloggning är en egen session med fast livslängd som inte förlängs automatiskt. Under ”Aktive økter” (aktiva sessioner) i Sayable på webben ser du dina sessioner och kan logga ut en av dem eller alla. Loggar du ut på webben, eller loggar ut en session där, slutar den att fungera på servern direkt. Med ”Logg ut alle enheter” (logga ut alla enheter) gör du alla inloggningar på kontot ogiltiga.

Ett team kan också logga in med företagskontot hos Microsoft eller Google, så att företagets egen tvåfaktorsautentisering och egna åtkomstregler gäller. Ägaren eller en administratör bevisar först med en post i DNS att domänen tillhör företaget och kopplar den sedan till företagskontot. Ägaren kan därefter kräva att alla med en adress på domänen loggar in med företagskontot. Då fungerar inte länk och kod via e-post för dem. Sayable ber bara om e-postadressen och får ingen åtkomst till e-post, kalender eller filer.

Åtkomst i teamet

Ett team har tre roller: ägare, administratör och medlem. Ägaren och administratörerna kan bjuda in och ta bort medlemmar. En inbjudan gäller i sju dagar.

Varje medlem bestämmer själv vilka möten som delas till teamarkivet, och om inspelningen följer med. Ägaren och administratörerna ser bara det som är delat, aldrig mötena som en medlem inte har delat. Tas en medlem bort försvinner medlemmens delningar från teamarkivet, och mötena ligger kvar på medlemmens eget konto. I ett team med företagsstyrning kan ägaren och administratörerna exportera och radera data för en inaktiverad medlem, och ägaren kan sätta en raderingsfrist. Det står i integritetspolicyn.

Ägaren och administratörerna kan begränsa teamet till organisationens e-postdomäner, så att ingen utanför kan bjudas in eller gå med. De kan också inaktivera en medlem, som då förlorar åtkomsten till teamet och loggas ut på alla enheter. Detsamma sker när en medlem tas bort.

Ägaren och administratörerna kan läsa teamets granskningslogg: inloggning och utloggning, inbjudningar, medlemmar, roller, platser, domäner, val för delning och delningar, med vem och när, men aldrig innehåll från mötena. Loggen raderas efter 13 månader.

Delade protokoll

Delar du ett protokoll som länk innehåller länken en slumpmässig nyckel som inte går att gissa. Sidan visar titel, datum, längd och protokoll, aldrig transkriberingen. Inspelningen finns bara med om du har valt det, och spelas upp via adresser som slutar fungera efter en kvart. Sidorna ber sökmotorer att hålla sig borta, adressen skickas inte vidare till andra webbplatser, och antalet anrop per IP-adress är begränsat.

Länken fungerar tills du drar tillbaka den, tills den löper ut, eller tills du raderar mötet eller kontot. I ett team kan ägaren och administratörerna stänga av offentliga länkar, bestämma hur länge nya länkar gäller, och se och dra tillbaka medlemmarnas länkar, utan att se titeln eller innehållet.

Vår egen åtkomst

Adminpanelen vi använder för kundsupport och drift visar aldrig innehållet i mötena: varken inspelningar, transkriberingar eller protokoll. Det vi gör i panelen förs i en logg.

Servern använder inga verktyg från tredje part för loggning, analys eller felspårning. Mac- och Windows-appen har inga inbyggda analys- eller reklamverktyg från tredje part.

Radering och säkerhetskopior

Raderar du ett möte tas innehållet, uppgifterna och delningarna bort direkt, och inspelningsfilerna raderas. Raderar du kontot raderas allt på det, även inspelningarna och jobben hos Gladia.

Databasen har säkerhetskopior hos Railway: dagliga, som sparas i 6 dagar, och veckovisa, som sparas i 27 dagar. Det du raderar är borta från säkerhetskopiorna inom 27 dagar. Sidan om att radera kontot säger vad som sparas.

Underleverantörer

Företagen som behandlar data åt oss, vad de får och var det sker står på en egen sida.

Har du hittat ett säkerhetsproblem?

Skriv till hei@sayable.no. Beskriv vad du hittade och hur vi själva kan se det.

Läs också listan över underleverantörer och integritetspolicyn.