Sådan sikrer vi tjenesten

Lokal behandling

I lokal tilstand på Mac, Windows, iPhone og Android bliver lyden, transskriptionerne og referaterne på enheden. Er du logget ind, går noget alligevel til din konto, for eksempel ordbogen, referatskabeloner og noter, når synkronisering er slået til. Privatlivspolitikken siger præcis hvad.

Mac-appen gemmer møderne i en mappe, som kun din brugerkonto har adgang til. Appsene krypterer ikke møderne på disken på egen hånd. Det er krypteringen af computeren, FileVault på Mac og BitLocker på Windows, der beskytter dem, hvis computeren bliver væk. Dit login gemmes i nøgleringen på Mac og i Windows' legitimationsadministrator.

Kryptering

Al trafik til sayable.no, app.sayable.no, api.sayable.no og dl.sayable.no går over krypteret forbindelse (TLS) til Cloudflare, som sender den videre til vores server. Serveren beder browseren om kun at bruge krypteret forbindelse (HSTS).

Databasen hos Railway og optagelserne hos Cloudflare R2 krypteres på disken af udbyderne. Tekst som møder, referater og noter krypteres desuden med en separat nøgle for hver kunde. Den samme nøgleordning for lyd- og videofiler er næste skridt.

Login

Sayable har ingen adgangskoder. Du logger ind med et link eller en sekscifret kode på e-mail. Linket og koden virker i et kvarter og kun én gang, koden gemmes ikke i klartekst, og den kan prøves fem gange. Der er grænser for, hvor mange forsøg der kan gøres fra én IP-adresse og mod én e-mailadresse.

På nettet og i appsene til Mac, Windows og Android virker linket og koden kun i den browser eller på den enhed, der bad om dem, så andre, der ser e-mailen, ikke kan bruge dem.

Hvert login er en særskilt session med fast levetid, som ikke forlænges af sig selv. Under »Aktive økter« (aktive sessioner) i Sayable på nettet ser du dine sessioner og kan logge ud af én af dem eller dem alle. Logger du ud på nettet, eller logger en session ud dér, holder den op med at virke på serveren med det samme. Med »Logg ut alle enheter« (log ud af alle enheder) gør du alle login på kontoen ugyldige.

Et team kan også logge ind med virksomhedskontoen hos Microsoft eller Google, så virksomhedens egen totrinsbekræftelse og egne adgangsregler gælder. Ejeren eller en administrator beviser først med en post i DNS, at domænet tilhører virksomheden, og forbinder det derefter med virksomhedskontoen. Ejeren kan derefter kræve, at alle med en adresse på domænet logger ind med virksomhedskontoen. Så virker link og kode på e-mail ikke for dem. Sayable beder kun om e-mailadressen og får ingen adgang til e-mail, kalender eller filer.

Adgang i teamet

Et team har tre roller: ejer, administrator og medlem. Ejeren og administratorerne kan invitere og fjerne medlemmer. En invitation gælder i syv dage.

Hvert medlem bestemmer selv, hvilke møder der deles til teamarkivet, og om optagelsen følger med. Ejeren og administratorerne ser kun det, der er delt, aldrig de møder, et medlem ikke har delt. Fjernes et medlem, forsvinder medlemmets delinger fra teamarkivet, og møderne bliver liggende på medlemmets egen konto. I et team med virksomhedsstyring kan ejeren og administratorerne eksportere og slette data for et deaktiveret medlem, og ejeren kan fastsætte en slettefrist. Det står i privatlivspolitikken.

Ejeren og administratorerne kan begrænse teamet til virksomhedens e-maildomæner, så ingen udenfor kan inviteres eller blive medlem. De kan også deaktivere et medlem, som så mister adgangen til teamet og logges ud på alle enheder. Det samme sker, når et medlem fjernes.

Ejeren og administratorerne kan læse teamets revisionslog: login og logout, invitationer, medlemmer, roller, pladser, domæner, valg for deling og delinger, med hvem og hvornår, men aldrig indhold fra møderne. Loggen slettes efter 13 måneder.

Delte referater

Deler du et referat som link, indeholder linket en tilfældig nøgle, der ikke kan gættes. Siden viser titel, dato, varighed og referat, aldrig transskriptionen. Optagelsen er kun med, hvis du har valgt det, og afspilles via adresser, der holder op med at virke efter et kvarter. Siderne beder søgemaskiner om at holde sig væk, adressen sendes ikke videre til andre websites, og antallet af opslag pr. IP-adresse er begrænset.

Linket virker, indtil du trækker det tilbage, indtil det udløber, eller indtil du sletter mødet eller kontoen. I et team kan ejeren og administratorerne slå offentlige links fra, bestemme, hvor længe nye links gælder, og se og trække medlemmernes links tilbage uden at se titlen eller indholdet.

Vores egen adgang

Adminpanelet, vi bruger til kundesupport og drift, viser aldrig indholdet af møderne: hverken optagelser, transskriptioner eller referater. Det, vi gør i panelet, registreres i en log.

Serveren bruger ingen værktøjer fra tredjeparter til logning, analyse eller fejlsporing. Mac- og Windows-appen har ingen indbyggede analyse- eller reklameværktøjer fra tredjeparter.

Sletning og sikkerhedskopier

Sletter du et møde, fjernes indholdet, opgaverne og delingerne med det samme, og optagelsesfilerne slettes. Sletter du kontoen, slettes alt på den, også optagelserne og jobbene hos Gladia.

Databasen har sikkerhedskopier hos Railway: daglige, som gemmes i 6 dage, og ugentlige, som gemmes i 27 dage. Det, du sletter, er væk fra sikkerhedskopierne inden for 27 dage. Siden om at slette kontoen siger, hvad der gemmes.

Underleverandører

Virksomhederne, der behandler data for os, hvad de får, og hvor det sker, står på en særskilt side.

Har du fundet et sikkerhedsproblem?

Skriv til hei@sayable.no. Beskriv, hvad du fandt, og hvordan vi selv kan se det.

Læs også listen over underleverandører og privatlivspolitikken.