Mal
Møtestruktur: mal for møteplan og faste møter
Mal for møtestruktur og møteplan: hvilke faste møter teamet trenger, hvor ofte, hvem som deltar, og hvordan du rydder i møter som ikke lenger har en jobb.
Møtestrukturen svarer på et enkelt spørsmål: hvilke møter har vi, og hva er hvert av dem til? Uten den vokser kalenderen av seg selv. Nye møter kommer til når noe går galt, og ingen blir tatt bort. Her er en mal for møtestruktur, en mal for møteplan, og en måte å rydde på som tar en ettermiddag.
Mal for møtestruktur
Fyll ut ett skjema per fast møte. Klarer du ikke å fylle ut «Kan bestemme», er det et tegn på at møtet er en orientering som kunne vært en e-post.
MØTE: [navn]
Formål: [hva møtet skal oppnå, i én setning]
Hvor ofte: [ukentlig / hver 2. uke / månedlig]
Varighet: [minutter]
Deltakere: [hvem, og hvorfor de må være der]
Kan bestemme: [hva møtet har myndighet til]
Eier: [navn, ansvar for innkalling og referat]
Referat: [ja/nei, og hvor det lagres]
Sist vurdert: [dato]Eksempel: et team på åtte
| Møte | Hvor ofte | Varighet | Hvem | Kan bestemme |
|---|---|---|---|---|
| Teammøte | Ukentlig | 30 min | Hele teamet | Prioriteringer innen teamet |
| En-til-en | Hver 2. uke | 30 min | Leder og én medarbeider | Avtaler mellom de to |
| Månedsmøte | Månedlig | 90 min | Hele teamet | Rutiner og fordeling av ansvar |
| Personalmøte | Månedlig | 60 min | Alle ansatte | Ingenting, orientering og innspill |
| Ledermøte | Ukentlig | 60 min | Ledergruppen | Prioritering på tvers, innen budsjett |
Legg merke til den siste kolonnen. Personalmøtet kan ikke bestemme noe, og det er greit, så lenge alle vet det. Problemet oppstår når en sak tas opp der og alle går derfra og tror den er avgjort. Se agenda for personalmøte og agenda og saksliste for avdelingsmøte for oppsettet av de to.
Mal for møteplan
Møteplanen er kalenderen for året. Den viktigste jobben er å få de sakene som kommer én gang i året inn i riktig møte i god tid, i stedet for at de havner i et ekstramøte i siste liten.
MØTEPLAN [ÅR]: [TEAM]
JAN FEB MAR APR MAI JUN AUG SEP OKT NOV DES
Månedsmøte x x x x x x x x x x x
Mål og prioritering x x
Budsjett x x
Medarbeidersamtaler x x
Gjennomgang av
møtestrukturen x x
Faste møter med egne regler (styre, AMU o.l.):
[møte]: [datoer]Juli er tatt ut med vilje. Et møte som står i planen i fellesferien, blir avlyst eller holdt med halve gruppen.
Slik rydder du i møtene
- List opp alle faste møter, med varighet, hyppighet og antall deltakere
- Regn ut hva de koster i timer. Et ukentlig teammøte på en time med åtte deltakere er åtte timer i uka, eller rundt 35 timer i måneden. Møtekostnadskalkulatoren gjør regnestykket for deg
- Spør om hvert møte: hva ville skjedd om vi sluttet å holde det?
- Slå sammen møter med de samme deltakerne og formål som overlapper
- Gjør rene orienteringer om til skriftlige oppdateringer
- Prøv den nye strukturen i to måneder, og vurder den på nytt
Det tredje spørsmålet er det som virker. Svaret «da ville vi ikke fått vite X» betyr som regel at X kan sendes skriftlig. Svaret «da ville ingen tatt beslutningen om Y» betyr at møtet har en jobb.
Tegn på at strukturen ikke virker
- Samme sak behandles i to eller tre møter
- Ingen vet hvilket møte som kan bestemme hva
- Folk sitter i møter for å holde seg orientert
- Møter blir jevnlig forlenget, eller jevnlig avlyst
- Det finnes faste møter ingen husker hvorfor ble opprettet
Referatene binder det sammen
En møtestruktur virker bare hvis det som avgjøres i ett møte er synlig i det neste. Det krever referat fra møtene som kan bestemme noe, lagret et sted alle finner det. Se mal for møtereferat.
Med Sayable tas møtet opp, og referatet med beslutninger og oppgaver skrives for deg. Alt havner i et søkbart arkiv, så du finner igjen hva som ble bestemt og i hvilket møte.
Videre lesning
- Møteinnkalling mal: slik skriver du en innkalling til møte
- Møteagenda: slik lager du en agenda som virker
- Møteagenda mal: ferdige agendaer for ulike møtetyper
- Møtekostnadskalkulator
- Malbiblioteket
Det viktigste
Skriv ned hvert faste møte med formål, hyppighet, deltakere og hva det kan bestemme. Sett de årlige sakene inn i en møteplan, og gå gjennom strukturen hvert halvår med ett spørsmål: hva ville skjedd om vi sluttet å holde dette møtet?
Ofte stilte spørsmål
Oversikten over de faste møtene i et team eller en virksomhet: hva hvert møte skal gjøre, hvor ofte det holdes, hvem som deltar og hva det kan bestemme. Den gjør at saker havner i riktig møte, og at samme sak ikke behandles tre steder.
Møtestrukturen sier hvilke møter som finnes og hva de er til. Møteplanen er kalenderen: datoene for neste halvår eller år, ofte satt opp som et årshjul.
Så få som mulig. Et vanlig utgangspunkt er ett kort koordineringsmøte i uka, en-til-en mellom leder og hver medarbeider, og et lengre møte en gang i måneden for saker som krever tid. Alt utover det bør ha en grunn som kan skrives ned.
En gang i halvåret, og når teamet endrer seg. Still samme spørsmål om hvert møte: hva ville skjedd om vi sluttet å holde det?
