Mal
Agenda for personalmøte: mal og innhold
Ferdig agenda for personalmøte, med forslag til faste punkter, tidsbruk og hva som hører hjemme i et personalmøte og hva som ikke gjør det.
Et personalmøte er møtet der alle i en avdeling eller virksomhet samles. Det står og faller på om det er en enveis orientering fra ledelsen, eller om det faktisk er et sted der ansatte får tatt opp ting.
For prinsippene bak agendabygging, se møteagenda: mal og struktur.
Malen
AGENDA: PERSONALMØTE
[Avdeling/virksomhet]
[dato], kl. [xx.xx]–[xx.xx] | 60 min
FORMÅL
Felles informasjon, og et sted der saker fra de
ansatte blir tatt opp og fulgt opp.
1. Oppfølging fra forrige møte [5 min]
Eier: [navn] | Orientering
Hva ble avtalt sist, og hva har skjedd
2. Informasjon fra ledelsen [10 min]
Eier: [leder] | Orientering
Status, endringer, det som er besluttet
3. Resultater og nøkkeltall [10 min]
Eier: [navn] | Orientering
Hva tallene betyr for oss, ikke bare tallene
4. Saker fra de ansatte [20 min]
Eier: den som meldte saken | Avklaring
Meldes inn til [navn] innen [dato]
4.1 [sak]
4.2 [sak]
5. HMS og arbeidsmiljø [8 min]
Eier: verneombud | Avklaring
Avvik, vernerunder, fysisk og psykososialt
6. Faglig påfyll eller deling [5 min]
Eier: [navn] | Orientering
7. Praktisk [2 min]
Ferier, vakter, arrangementer
TAS UTENFOR MØTETPunkt 4 er hele møtet
Sett av mest tid der, og la de ansatte melde inn saker på forhånd. Uten et slikt punkt blir personalmøtet en orientering, og da slutter folk å komme forberedt.
To grep som virker:
Innmeldingsfrist. Saker meldes til møtelederen innen en frist, og de settes på agendaen med navn på den som meldte den. Da vet alle på forhånd hva som skal opp.
Eierskap. Den som meldte saken presenterer den. Det er ikke for å sette noen på plass, men fordi saken da blir framstilt slik den var ment.
Punkt 1 er det som skaper tillit
Uten et fast punkt for oppfølging blir saker fra de ansatte tatt opp, notert, og aldri hørt fra igjen. Etter to slike runder slutter folk å melde inn saker, og møtet blir en orientering igjen.
Punktet trenger ikke ta lang tid. Det holder å gå gjennom listen fra sist og si hva som er gjort, hva som pågår, og hva som ikke blir noe av og hvorfor. Det siste er viktigst: et ærlig nei er bedre enn stillhet.
Hva som ikke hører hjemme
| Sak | Hvor den hører hjemme |
|---|---|
| Personalsak om en enkeltperson | Eget møte med den det gjelder |
| Sykefravær knyttet til navngitt ansatt | Dialogmøte, ikke i plenum |
| Konflikt mellom to ansatte | Eget møte med de berørte |
| Vurdering av oppsigelse | Drøftelsesmøte etter aml. § 15-1 |
| Detaljer som angår to personer | Punktet «tas utenfor møtet» |
Helseopplysninger er en særlig kategori personopplysninger etter personvernforordningen artikkel 9. Sykefravær behandles i personalmøtet og i AMU på systemnivå, aldri som enkeltsaker med navn.
Referatet
Personalmøter har ofte deltakere som ikke rakk å komme: folk på vakt, i ferie, på reise. Referatet er hvordan de får informasjonen, og hvordan sakene fra punkt 4 overlever til neste møte.
Referatet bør inneholde:
- Hvem som var til stede
- Informasjonen fra punkt 2 og 3, kort
- Hver sak fra punkt 4 med hva som ble sagt og hva som skjer videre
- HMS-punktet
- Liste over hva som skal gjøres, av hvem, innen når
Sayable tar opp møtet, transkriberer det på norsk og lager et referat med oppgaver trukket ut som en egen liste med eier og frist. Møtelederen slipper å skrive underveis, og listen fra punkt 4 blir automatisk oppfølgingspunktet i neste møtes punkt 1.
Videre lesning
Ofte stilte spørsmål
Informasjon fra ledelsen, status og resultater, saker fra de ansatte, HMS og arbeidsmiljø, faglig påfyll, og praktiske avklaringer. Sett av mest tid til punktet med saker fra de ansatte, ellers blir møtet en enveis orientering.
Månedlig er vanlig i mindre virksomheter, mens større avdelinger ofte holder dem hver fjerde til sjette uke. Viktigere enn frekvensen er at møtet har et reelt innhold og at saker fra de ansatte faktisk følges opp.
Personalsaker om enkeltpersoner, sykefravær knyttet til navngitte ansatte, og konflikter mellom to personer. Slikt tas i egne møter med de berørte. Personalmøtet er for det som angår alle.
Ja. Referatet gjør at de som ikke var til stede får informasjonen, og det dokumenterer hva som ble avtalt. Uten referat forsvinner sakene fra de ansatte mellom hvert møte.
