Kunde og salg
Skabelon: referat fra leverandørmøde
Referatskabelon til faste møder med leverandør, med leverance mod aftale, afvigelser, ændringer og et felt for det, der kan påvirke pris eller frist.
REFERAT: LEVERANDØRMØDE
Aftale: [aftalenavn eller nummer]
Leverandør: [navn]
Møde nr. [__] | [dato], kl. [__.__]–[__.__] | [sted eller mødeform]
TIL STEDE
Fra [leverandør]: [Navn], [rolle]
Fra os: [Navn], [rolle]
LEVERANCE MOD AFTALE
Element Aftalt Leveret Bemærkning
[element] [krav] [faktisk] [...]
[element] [krav] [faktisk] [...]
AFVIGELSER
- [Afvigelse]: [hvornår opdaget], [tiltag], ansvarlig [navn], frist [dato]
ÆNDRINGER
- [Ændring]: [meldt [dato]], [status: under vurdering / godkendt /
afvist], [konsekvens for pris og frist]
KAN PÅVIRKE PRIS ELLER FRIST
[Alt fra mødet, der kan flytte omkostning eller leveringstid, samlet her
uanset hvor i mødet det kom op. Står der intet, skriv »ingen«.]
BESLUTNINGER
1. [Hvad der blev besluttet]
OPGAVER
| # | Opgave | Hos hvem | Frist |
|---|--------|----------|-------|
| 1 | | | |
NÆSTE MØDE
[dato, kl.]
Referat ført af: [navn]
Bemærkninger meldes skriftligt inden [antal] dage.Sådan bruger du den
- Skriv referatet selv, hvis du er køber. Den, der fører referatet, styrer i praksis, hvad der anses for aftalt. Er det leverandøren, der skriver, skal du læse hvert eneste og protestere skriftligt, så snart noget er forkert.
- Saml alt, der kan flytte pris eller frist, ét sted. Så slipper begge parter for at lede gennem tolv referater, når regnestykket skal gøres op.
- Skriv dato for, hvornår en afvigelse blev opdaget. Reklamations- og varslingsfrister løber fra et tidspunkt, og referatet er ofte det eneste, der fæstner det.
- Sæt frist for bemærkninger. Uden den er det uklart, hvornår referatet regnes som accepteret.
Se også
Kundemødeskabelonen for den anden side af bordet.
Ofte stillede spørgsmål
Fordi referatet er det, der gælder, når parterne senere er uenige om, hvad der blev aftalt. Mundtlige afklaringer i et statusmøde har det med at blive husket forskelligt af køber og sælger.
Leverance mod aftale, afvigelser med frist for rettelse, og alt, der kan påvirke pris eller leveringstid. Det sidste bør samles ét sted, så det ikke skal findes frem fra tolv referater senere.
Den, der køber, hvis det er muligt. Den, der fører referatet, styrer i praksis, hvad der anses for aftalt. Skriver leverandøren det, skal du læse hvert referat og protestere skriftligt ved uenighed.