Kund och försäljning
Mall: protokoll från leverantörsmöte
Protokollmall för fasta möten med leverantör, med leverans mot avtal, avvikelser, ändringar och ett eget fält för det som kan påverka pris eller tidsfrist.
PROTOKOLL: LEVERANTÖRSMÖTE
Avtal: [avtalsnamn eller nummer]
Leverantör: [namn]
Möte nr [__] | [datum], kl. [__.__]–[__.__] | [plats eller mötesform]
NÄRVARANDE
Från [leverantör]: [Namn], [roll]
Från oss: [Namn], [roll]
LEVERANS MOT AVTAL
Element Avtalat Levererat Anmärkning
[element] [krav] [faktiskt] [...]
[element] [krav] [faktiskt] [...]
AVVIKELSER
- [Avvikelse]: [när upptäckt], [åtgärd], ansvarig [namn], frist [datum]
ÄNDRINGAR
- [Ändring]: [anmäld [datum]], [status: under bedömning / godkänd /
avvisad], [konsekvens för pris och frist]
KAN PÅVERKA PRIS ELLER FRIST
[Allt från mötet som kan flytta kostnad eller leveranstid, samlat här
oavsett var i mötet det kom upp. Står det ingenting, skriv ”inget”.]
BESLUT
1. [Vad som beslutades]
UPPGIFTER
| # | Uppgift | Hos vem | Frist |
|---|---------|---------|-------|
| 1 | | | |
NÄSTA MÖTE
[datum, kl.]
Protokoll fört av: [namn]
Anmärkningar anmäls skriftligt inom [antal] dagar.Så använder du den
- Skriv protokollet själv om du är köpare. Den som för protokollet styr i praktiken vad som anses avtalat. Är det leverantören som skriver måste du läsa vartenda ett och protestera skriftligt så snart något är fel.
- Samla allt som kan flytta pris eller frist på ett ställe. Då slipper båda parter leta genom tolv protokoll när räkningen ska göras upp.
- Skriv datum för när en avvikelse upptäcktes. Reklamations- och underrättelsefrister löper från en tidpunkt, och protokollet är ofta det enda som fäster den.
- Sätt frist för anmärkningar. Utan den är det oklart när protokollet räknas som accepterat.
Se även
Kundmötesmallen för den andra sidan av bordet.
Vanliga frågor
För att protokollet är det som gäller när parterna senare är oense om vad som avtalades. Muntliga avklaringar i ett statusmöte tenderar att minnas olika av köpare och säljare.
Leverans mot avtal, avvikelser med frist för rättelse, och allt som kan påverka pris eller leveranstid. Det sista bör samlas på ett ställe, så att det inte måste letas fram ur tolv protokoll senare.
Den som köper, om det är möjligt. Den som för protokollet styr i praktiken vad som anses avtalat. Skriver leverantören det måste du läsa varje protokoll och protestera skriftligt vid oenighet.