Guide
Hva er et referat?
Definisjonen av referat, hva det skal inneholde, forskjellen på referat, protokoll og notat, og de tre spørsmålene et godt referat alltid besvarer.
Et referat er en skriftlig gjengivelse av hva som ble sagt, avtalt og besluttet i et møte. Ordet kommer av latin referre, å bære tilbake eller melde fra, og det beskriver funksjonen ganske presist: referatet bærer innholdet i møtet tilbake til dem som trenger det.
De tre spørsmålene
Et referat har gjort jobben sin når det besvarer tre spørsmål, og et som ikke gjør det er sjelden verdt å ha skrevet:
- Hva ble bestemt?
- Hvem gjør hva, innen når?
- Hva ble utsatt, og til når?
Alt annet er tilleggsinformasjon. Diskusjonen hører med bare der den forklarer hvorfor beslutningen ble som den ble, og det er som regel to til fem setninger, ikke to sider.
Referat, protokoll eller notat?
De tre ordene brukes om hverandre i dagligtale, men de betyr ulike ting i praksis:
| Referat | Protokoll | Notat | |
|---|---|---|---|
| Gjengir | Hva som ble sagt og avtalt | Beslutninger | Egne observasjoner |
| Lovregulert | Nei | Ofte ja | Nei |
| Signeres | Vanligvis ikke | Ja | Nei |
| Deles med | Deltakerne og berørte | Organet, ofte arkivert | Ofte bare skriveren |
| Typisk møte | Prosjektmøte, statusmøte | Styremøte, generalforsamling | Egne notater underveis |
Huskeregelen: fatter organet vedtak, skal du skrive protokoll. Ellers holder et referat. Se protokoll eller referat: hva er forskjellen?.
Minimumsinnholdet
- Tid og sted, eventuelt møteform
- Hvem som deltok, og hvem som var fraværende
- Beslutninger, formulert så noen som ikke var der kan handle på dem
- Oppgaver med navn og frist
- Saker som ble utsatt, med begrunnelse
- Eventuell uenighet, der den har betydning
Det siste punktet glemmes ofte. Kom det tunge innvendinger mot en beslutning, er det verdt å vite når saken dukker opp igjen om et halvt år.
Når referatet får rettslig betydning
For vanlige arbeidsmøter er referatet en praktisk hjelp, ikke et juridisk dokument. Men i noen situasjoner endrer det seg:
- Drøftelsesmøte etter arbeidsmiljøloven § 15-1: loven krever ikke referat uttrykkelig, men i en tvist er det ofte det eneste beviset på at drøftingen skjedde og hva den inneholdt
- Dialogmøte ved sykefravær: dokumenterer hvilke tiltak som ble avtalt, og om oppfølgingsplikten er oppfylt
- Styremøte: her er det protokoll som gjelder, med krav i aksjeloven § 6-29
- Forhandlingsmøte etter oppsigelse: arbeidsmiljøloven § 17-3 femte ledd krever protokoll signert av partene
I disse tilfellene er ikke referatet en oppsummering. Det er dokumentasjonen.
Den vanligste svakheten
Referater feiler nesten alltid på det samme: beslutninger formulert som intensjoner.
«Vi ble enige om å se på leverandørene.»
Det er ikke en beslutning. Ingen kan gjøre noe med den, og om tre uker husker ingen hva som var meningen.
«Beslutning: Vi henter tilbud fra tre leverandører. Kari sender forespørsel innen 12. august.»
Testen er enkel: kan noen som ikke var i møtet handle på dette? Hvis ikke, er det ikke skrevet ferdig.
Hvem skriver referatet?
Tradisjonelt den som er utpekt som referent. Problemet er velkjent: den som skriver kan ikke delta ordentlig. I et møte med fem personer betyr det at en femtedel av kompetansen i rommet er opptatt med tastaturet, og i møter der referenten også leder, lider begge deler.
Sayable tar opp møtet, transkriberer det på norsk og lager et referatutkast der beslutninger og oppgaver er trukket ut som egne lister med eier og frist. Du retter utkastet og sender det ut samme dag, og du kan være til stede i møtet mens det pågår.
Videre lesning
- Hvordan skrive referat
- Møtereferat: maler for alle møtetyper
- Referat fra møte: hva det skal inneholde
- Protokoll eller referat: hva er forskjellen?
- Automatisk møtereferat med AI
- Malbibliotek: referatmal for hver møtetype
Oppsummert
Et referat gjengir hva som ble sagt, avtalt og besluttet. Det har gjort jobben når noen som ikke var der kan lese hva som ble bestemt, hvem som gjør hva innen når, og hva som ble utsatt. Fatter organet vedtak, skal du skrive protokoll i stedet.
Ofte stilte spørsmål
Et referat er en skriftlig gjengivelse av hva som ble sagt, avtalt og besluttet i et møte. Formålet er at de som ikke var til stede skal kunne sette seg inn i saken, og at de som var der skal ha en felles fasit på hva som ble bestemt.
Ordet kommer av latin «referre», å bære tilbake eller melde fra. Et referat bærer altså innholdet i et møte tilbake til dem som trenger det. Beslektede ord er referere og referanse.
Et referat gjengir hva som ble sagt og avtalt, og er ikke lovregulert. En protokoll dokumenterer beslutninger i et organ med vedtaksmyndighet, som styret eller generalforsamlingen, og er ofte lovpålagt med krav om signering og oppbevaring.
Som et minimum: tid og sted, hvem som deltok, hvilke beslutninger som ble tatt, hvem som skal gjøre hva innen når, og hva som ble utsatt. Diskusjonen gjengis bare der den forklarer hvorfor beslutningen ble som den ble.
Ikke for vanlige arbeidsmøter. Men enkelte møtetyper krever protokoll etter loven, som styremøter og generalforsamling i aksjeselskaper. Og i saker som drøftelsesmøte etter arbeidsmiljøloven § 15-1 er referatet i praksis den avgjørende dokumentasjonen selv om loven ikke krever det uttrykkelig.
