Projekt och drift
Mall: dokumentation från workshop
Mall för att fånga resultatet av en workshop, med vad som kom fram, var ni var överens, var ni inte var det, och vad som händer med resultatet.
DOKUMENTATION: WORKSHOP [tema]
[datum], kl. [__.__]–[__.__] | [plats]
Facilitator: [namn]
DELTAGARE
[Namn], [roll eller enhet]
[Namn], [roll eller enhet]
FRÅGAN VI SKULLE SVARA PÅ
[En mening. Samma som stod i inbjudan, så att det går att se
om vi faktiskt svarade på den.]
METOD
[Kort: hur arbetet var upplagt, och vem som deltog i vad.]
DETTA KOM FRAM
[Grupperat efter tema, inte efter övning. Skriv innehållet, inte
ordningen på post-it-lapparna.]
Tema 1: [namn]
- [Poäng]
- [Poäng]
Tema 2: [namn]
- [Poäng]
DÄR VI VAR ÖVERENS
- [Slutsats]
DÄR VI INTE BLEV ÖVERENS
- [Oenigheten, och vad den gäller. Släta inte över den: den kommer
tillbaka om den inte är nedskriven.]
BESLUT
1. [Vad som beslutades, om något]
VIDARE ARBETE
| # | Vad | Ansvarig | Frist |
|---|-----|----------|-------|
| 1 | | | |
VAD HÄNDER MED RESULTATET
[Vem tar det vidare, i vilket forum, och när deltagarna hör
från er igen.]
Dokumenterat av: [namn]Så använder du den
- Gruppera efter tema, inte efter övning. Ingen har nytta av att veta vad som stod på väggen i runda två. De vill veta vad som kom fram om saken.
- Skriv oenigheten. En sammanfattning som låtsas att alla blev överens gör att samma workshop måste hållas på nytt om ett halvår.
- Säg vad som händer med resultatet. Folk slutar ställa upp för att de aldrig hörde vad det blev av förra rundan.
- Skicka det inom 48 timmar. Utan sammanhanget från rummet blir stickorden ogenomträngliga, också för dem som var där.
Spela in plenumdelen
Facilitatorn kan inte både leda och anteckna. En inspelning av plenumdelarna gör att innehållet kan skrivas ut i efterhand i stället för att någon sitter böjd över tangentbordet. Klargör inspelningen öppet vid start.
Vanliga frågor
Börja med frågan ni skulle svara på, återge det som kom fram grupperat efter tema, och avsluta med slutsatserna och vad som händer sedan. Råa bilder av gula lappar är inte dokumentation, eftersom ingen läser dem igen.
Inom 48 timmar. Materialet från en workshop tappar mening snabbt: utan sammanhanget från rummet blir stickorden ogenomträngliga även för dem som var där.
Skriv det. ”Vi lyckades inte samlas kring X, och oenigheten gäller Y” är en användbar slutsats. En sammanfattning som låtsas att enighet nåddes gör att samma workshop måste hållas en gång till.