Databehandleraftale for Sayable Team

Sådan indgås aftalen

• Aftalen er en del af vilkårene for Sayable og gælder for alle kunder, der bruger Sayable Team. Den gælder, fra kunden tager Team i brug, og så længe vi behandler personoplysninger for kunden.
• Kunden er den virksomhed, der bruger Team. Team-kontoens ejer accepterer aftalen på vegne af virksomheden, og kunden står som dataansvarlig i bilag I.
• Har I brug for en underskrevet kopi, så skriv til hei@sayable.no med virksomhedens navn, CVR- eller organisationsnummer, adresse og kontaktperson. Vi udfylder bilag I og sender en kopi underskrevet af A-JOB AS. Indholdet er det samme som her.
• Aftalen består af EU's standardkontraktbestemmelser, de supplerende bestemmelser og bilag I-IV. I tilfælde af uoverensstemmelse har standardkontraktbestemmelserne forrang, som bestemmelse 4 siger.
• Slettefrist, eksport og sletning af medlemmernes data og sletning af teamets data, når aftalen ophører, kræver, at Team-kontoens ejer har slået virksomhedsstyring (»Bedriftsstyring«) til i Sayable (bilag II og supplerende bestemmelse D).
• Datoen øverst viser, hvornår aftalen sidst blev ændret. Nye eller udskiftede underdatabehandlere varsler vi efter bestemmelse 7.7, litra a), se bilag IV. Andre ændringer i de supplerende bestemmelser og bilagene varsler vi pr. e-mail til Team-kontoens ejer mindst 30 dage, før de gælder, medmindre ændringen kun styrker beskyttelsen af oplysningerne eller kræves af loven.

Standardkontraktbestemmelser

Dette er EU's standardkontraktbestemmelser mellem dataansvarlige og databehandlere i henhold til artikel 28, stk. 7, i databeskyttelsesforordningen, fastsat i Kommissionens gennemførelsesafgørelse (EU) 2021/915. Teksten er gengivet ordret. Hvor bestemmelserne beder parterne vælge, står kun det valgte alternativ: forordning (EU) 2016/679, generel skriftlig godkendelse af underdatabehandlere med 30 dages varsel og dockingklausulen i bestemmelse 5.

Kilde: Den Europæiske Unions Tidende L 199 af 7.6.2021, s. 18.

Supplerende bestemmelser

Disse bestemmelser gælder ud over standardkontraktbestemmelserne, som bestemmelse 2, litra b), åbner for. De indskrænker ikke standardkontraktbestemmelserne, og i tilfælde af uoverensstemmelse har standardkontraktbestemmelserne forrang.

A. Ingen brug til modeltræning

1. Databehandleren må ikke bruge personoplysninger eller andet indhold, der behandles efter denne aftale, såsom lyd, optagelser, transskriptioner, referater og noter, til at træne, forbedre eller udvikle modeller til maskinlæring eller kunstig intelligens, hverken egne eller andres.
2. Databehandleren skal sørge for, at underdatabehandlerne i bilag IV heller ikke bruger sådanne oplysninger hertil, og skal på anmodning dokumentere, hvordan det er sikret for hver af dem.
3. Nr. 1 og 2 er ikke til hinder for den kontrol af misbrug, som Microsoft foretager i Azure OpenAI, som beskrevet i bilag IV. Den bruges ikke til træning.

B. Anmodninger fra offentlige myndigheder

1. Modtager databehandleren en retligt bindende anmodning fra en offentlig myndighed om at udlevere personoplysninger, der behandles efter denne aftale, underretter databehandleren straks den dataansvarlige, medmindre loven forbyder det.
2. Databehandleren skal vurdere, om anmodningen er lovlig, før noget udleveres, og må ikke udlevere mere, end anmodningen retligt kræver.

C. Revision

1. Den dataansvarlige kan anmode om oplysninger efter bestemmelse 7.6, litra c), skriftligt til hei@sayable.no. Databehandleren svarer inden for 15 arbejdsdage med skriftlige svar, dokumentation af foranstaltningerne i bilag III og underdatabehandlernes egne revisionsrapporter og certificeringer, i det omfang databehandleren har adgang til dem.
2. Revision og inspektion efter bestemmelse 7.6, litra d), varsles mindst 30 dage i forvejen og finder sted højst én gang pr. kalenderår, medmindre der er sket et brud på persondatasikkerheden, eller der er tegn på manglende overholdelse. En uafhængig revisor skal være bundet af tavshedspligt.
3. Den dataansvarlige afholder omkostningerne ved revisionen, medmindre revisionen viser væsentlige brud på denne aftale.
4. Underdatabehandlernes lokaler og systemer revideres gennem deres egne revisionsordninger og rapporter.

D. Sletning og tilbagelevering ved ophør

1. Med virksomhedsstyring afvikles teamet, når aftalen ophører, enten fordi abonnementet ophører, eller fordi ejeren nedlægger teamet. Afviklingen varer i 30 dage, fra alle i teamet har fået en e-mail om den. I den tid kan teamets ejer og administratorerne eksportere medlemmernes data, og ejeren kan starte abonnementet igen, hvilket stopper afviklingen.
2. Den dataansvarlige vælger tilbagelevering ved at eksportere dataene under afviklingen. Ellers slettes de.
3. Efter 30 dage sletter databehandleren alle konti i teamet med indholdet, også ejerens. Ejeren kan også vælge at slette alt med det samme. Ejeren får en e-mail, når alt er slettet, og databehandleren bekræfter sletningen skriftligt, når den dataansvarlige beder om det.
4. Kopier i sikkerhedskopierne hos Railway slettes, når sikkerhedskopierne udløber, senest 27 dage efter at oplysningerne blev slettet fra tjenesten, og bruges indtil da kun til at genoprette hele tjenesten. Genoprettes en kopi, udfører serveren sletningerne efter kopien igen.
5. Kopier på medlemmernes egne enheder, for eksempel møder optaget på Mac eller Windows, slettes ikke af tjenesten. De er den dataansvarliges ansvar.
6. Uden virksomhedsstyring råder medlemmerne selv over deres konti, og dataene bliver liggende dér, når teamet ophører. Skal databehandleren slette alt ved ophør, skal virksomhedsstyring være slået til.

E. Varighed, ansvar og lovvalg

1. Aftalen gælder, så længe databehandleren behandler personoplysninger for den dataansvarlige gennem Sayable Team, og derefter indtil oplysningerne er slettet eller tilbageleveret efter bestemmelse 10, litra d), og supplerende bestemmelse D.
2. Ansvaret mellem parterne er begrænset som angivet i vilkårene for Sayable punkt 7: til det, kunden har betalt for tjenesten de seneste 12 måneder. Begrænsningen gælder ikke ansvar over for de registrerede og ikke ansvar, der ikke kan fraskrives efter norsk ret.
3. Aftalen er underlagt norsk ret med Oslo byret (Oslo tingrett) som værneting.

Bilag I – Liste over parter

Dataansvarlig

• Kunden (Team-kontoens ejer på vegne af virksomheden).
• Navn, adresse og kontaktperson: virksomheden og de kontaktoplysninger, der står på Team-kontoen. Kontaktpersonen er Team-kontoens ejer, medmindre kunden oplyser en anden til hei@sayable.no.
• Databeskyttelsesrådgiver: kundens egen, hvis kunden har en.
• Underskrift og tiltrædelsesdato: aftalen gælder, fra kunden tog Team i brug. I en underskrevet kopi udfyldes navn, CVR- eller organisationsnummer, adresse og kontaktperson, og kunden underskriver.

Databehandler

• A-JOB AS, organisationsnummer 836 280 652 (Norge).
• Adresse: Lysaker torg 35, 1366 Lysaker, Norge.
• Kontakt: Sayable-teamet, hei@sayable.no.
• Databeskyttelsesrådgiver: A-JOB AS har ingen databeskyttelsesrådgiver.
• Underskrift: i en underskrevet kopi underskriver en person med tegningsret for A-JOB AS.

Bilag II – Beskrivelse af behandlingen

Virksomhedsstyring

Team-kontoens ejer slår virksomhedsstyring (»Bedriftsstyring«) til i Sayable. Har teamet andre medlemmer, gælder den 14 dage efter, og medlemmerne får en e-mail med datoen. Når den gælder, tilhører alt på medlemmernes konti kunden: møder, optagelser og video, transskriptioner, referater, opgaver, noter, ordbog og egne referatskabeloner. Et medlem kan så ikke selv forlade teamet, og et deaktiveret medlem kan ikke logge ind.

Uden virksomhedsstyring råder hvert medlem over sin egen konto. Kunden kan så ikke fastsætte en slettefrist eller eksportere og slette medlemmernes data, og når teamet ophører, bliver dataene liggende på medlemmernes konti. Instrukserne om slettefrist, eksport og sletning nedenfor og supplerende bestemmelse D forudsætter virksomhedsstyring.

Kategorier af registrerede

• Medlemmerne: kundens ansatte og andre, der er inviteret ind i teamet.
• Deltagere i møder, som et medlem optager eller transskriberer, både interne og eksterne, for eksempel kunder, samarbejdspartnere og kandidater.
• Personer, der omtales i optagelser, transskriptioner, referater og noter.
• Personer, der kontakter Sayables support på vegne af kunden.

Kategorier af personoplysninger

• Kontoen: e-mailadresse, rolle i teamet (ejer, administrator eller medlem), hvornår kontoen blev oprettet og sidst brugt, hvilke apps den bruges fra, enhedernes navne og login med app og tidspunkt. Ved login med virksomhedskonto også et fast id for kontoen og virksomhedens id hos Microsoft eller Google, og hvornår forbindelsen blev oprettet og sidst brugt.
• Indholdet: optagelser (lyd, og video når det er valgt), transskriptioner med tidspunkter og talere, de navne, medlemmet giver talerne, referater, noter, opgaver, mødetitler (også fra kalenderen, når den er slået til), ordbog og referatskabeloner.
• Metadata: dato, varighed, status for behandlingen, hvad der er delt i teamarkivet og af hvem, og offentlige delingslinks.
• Teamets revisionslog: login og logout, ændringer i teamet og delinger, med hvem, hvad og hvornår, men aldrig indhold fra møderne.
• Forbrug: transskriberede minutter, lagerplads og antal AI-kald.
• Tekniske oplysninger: IP-adresse og tidspunkter i serverens driftslogs og i trafikken gennem Cloudflare samt fejlrapporter uden indhold.
• Support: det, der sendes til hei@sayable.no.

Følsomme personoplysninger

Tjenesten er ikke lavet til følsomme oplysninger, men optagelser og transskriptioner kan indeholde sådanne oplysninger, hvis de bliver sagt i mødet, for eksempel helbredsoplysninger eller fagforeningsmæssigt tilhørsforhold. Kunden afgør, om sådanne møder skal optages, og om de skal behandles lokalt eller i skyen. Disse begrænsninger og garantier gælder:

• Taleradskillelsen beregner stemmetræk, mens mødet behandles, og kasserer dem med jobbet. Der gemmes ingen stemmeaftryk, stemmer fra ét møde sammenholdes aldrig med et andet, og der sker ingen biometrisk identifikation.
• Et medlems møder er kun tilgængelige for medlemmet og for teamet, når medlemmet selv har delt dem. Teamets ejer og administratorer kan ikke læse udelte møder i Sayable. Med virksomhedsstyring kan ejeren fastsætte en slettefrist, og ejeren og administratorerne kan eksportere og slette data for et deaktiveret medlem. Eksporten er den eneste undtagelse: den føres i teamloggen, og medlemmet får en e-mail, før den laves.
• A-JOBs adminpanel viser aldrig indholdet af møderne.
• I lokal tilstand på Mac, Windows, iPhone og Android sendes indholdet ikke til A-JOB eller underdatabehandlerne (se »Lokal behandling og skyen« nedenfor).

Behandlingens karakter

Indsamling gennem apps til Mac, Windows, iPhone og Android, Chrome-udvidelsen og Sayable på nettet; lagring; transskription og adskillelse af talere; tekstbehandling med sprogmodel (referater, chat, indsigter, opgaver og oprydning af diktering); deling i teamarkivet og via link, når medlemmet selv vælger det; udsendelse af e-mails og notifikationer; eksport og sletning.

Formål og dokumenterede instrukser

Personoplysningerne behandles kun for at levere Sayable Team til kunden efter disse instrukser:

• Gemme møder, noter og indstillinger for medlemmerne og synkronisere dem mellem deres enheder.
• Transskribere lyd, adskille talere og lave referater, chat, indsigter og opgaver, når medlemmet bruger skyen.
• Dele møder i teamarkivet og via link, når medlemmet selv vælger det, inden for det, teamets ejer og administratorer har tilladt for offentlige links.
• Give teamets ejer og administratorer teamets revisionslog og oversigten over medlemmernes offentlige links og lade dem trække links tilbage, begrænse teamet til virksomhedens e-maildomæner og deaktivere medlemmer.
• Med virksomhedsstyring: slette møder og noter, der er ældre end den slettefrist, teamets ejer har fastsat, regnet fra mødets dato, også møder, medlemmet ikke har delt, normalt senest et døgn efter, at fristen er passeret. En ny eller kortere frist gælder efter 14 dage med en e-mail til medlemmerne.
• Med virksomhedsstyring: eksportere eller slette data for et deaktiveret medlem, når teamets ejer eller en administrator beder om det, uden at medlemmet skal logge ind (ejeren for alle, administratorerne for almindelige medlemmer), og afvikle teamet efter supplerende bestemmelse D, når aftalen ophører.
• Bruge underdatabehandlerne og overførslerne i bilag IV.
• Yde support, når kunden eller et medlem beder om det.
• Slette efter »Behandlingens varighed« nedenfor og i øvrigt efter kundens instrukser.

Følgende gør A-JOB AS selv som dataansvarlig, og det er ikke omfattet af denne aftale: fakturering og betaling, kontosikkerhed og forebyggelse af misbrug, regnskab, A-JOBs egne driftslogs og fejlrapporter, e-mails om kontoen og opfølgning på kundeforholdet, også tal for, hvordan kontiene bruges, aldrig indhold. Det er beskrevet i privatlivspolitikken.

Behandlingens varighed

Så længe kunden bruger Sayable Team, og derefter indtil oplysningerne er slettet eller tilbageleveret efter bestemmelse 10, litra d), og supplerende bestemmelse D. I aftaleperioden gælder:

• Møder, transskriptioner og referater gemmes, indtil medlemmet sletter dem, eller, med virksomhedsstyring, indtil de er ældre end den slettefrist, teamets ejer har fastsat.
• Eksportfiler slettes 7 dage efter, at de blev lavet.
• Sletlisten findes i 100 dage, se »Tilgængelighed og genoprettelse« i bilag III.
• Teksten fra en skytransskription af et møde, der kun gemmes på computeren, ligger hos A-JOB, indtil appen har hentet den, normalt højst et døgn.
• Diktering, der sendes fra telefonen til Mac'en, slettes efter cirka en time.
• Teamets revisionslog slettes efter 13 måneder.
• Fejl- og nedbrudsrapporter slettes efter 90 dage.
• Sletter et medlem sin konto, slettes indholdet, optagelserne og jobbene hos Gladia. Hvad der beholdes, står på siden om at slette kontoen.
• Kopier i sikkerhedskopierne findes i højst 27 dage, se supplerende bestemmelse D, nr. 4.

Lokal behandling og skyen

• Mac: to kontakter, transskription og tekst-AI, hver for sig. Med begge på lokal sker transskription, taleradskillelse og referater på Mac'en. I skyen streames diktering til Gladia, møder sendes som hele filer til A-JOB, som sender dem til Gladia, og tekst-AI går til Microsoft.
• Windows: én kontakt. I lokal tilstand sker transskription, taleradskillelse og referater på pc'en, og intet uploades. I skyen sendes optagelsen til A-JOB og gemmes i skyen, eller transskriberes kun og gemmes på pc'en, afhængigt af valget »kun på computeren«.
• iPhone og Android: i lokal tilstand sker transskription og referater på telefonen. I skyen som på Mac.
• Chrome-udvidelsen: altid skyen.
• Også i lokal tilstand går følgende til A-JOB, når medlemmet er logget ind: login, antal transskriberede minutter, ordbogen, referatskabeloner, som medlemmet har valgt at synkronisere, noterne, når synkronisering af noter er slået til (slået til som standard for Team på Mac og Windows), beskeden om, at Mac'en optager, med Mac'ens navn, og fejlrapporter uden indhold.
• Standarden i appsene er skyen. Hvert medlem vælger selv, og kunden kan ikke låse valget i dag.

Bilag III – Tekniske og organisatoriske foranstaltninger

Foranstaltningerne nedenfor er i brug. Det, der er planlagt, står ikke her. Sayable har ingen certificeringer som ISO 27001 eller SOC 2.

Kryptering

• Al trafik til sayable.no, app.sayable.no, api.sayable.no og dl.sayable.no går krypteret (TLS) til Cloudflare, som sender den videre til serveren hos Railway. Serveren beder browseren om kun at bruge krypteret forbindelse (HSTS).
• Databasen hos Railway og optagelserne i Cloudflare R2 er krypteret på disk af leverandørerne.
• Tekst i Sayable, som møder, transskriptioner, referater, noter, opgaver og ordbogen, er desuden krypteret med en særskilt nøgle pr. kunde (AES-256-GCM). Nøglerne er pakket ind med en hovednøgle i Azure Key Vault, med HSM, i Sverige. Serveren dekrypterer teksten, når den skal vises eller behandles. Optagelserne (lyd og video) har ikke denne ordning endnu.
• Appsene krypterer ikke møderne på disken. På Mac og Windows beskytter computerens diskkryptering (FileVault, BitLocker) dem, og den styrer kunden selv. Login gemmes i nøgleringen på Mac og i Credential Manager på Windows.

Login og adgang

• Ingen adgangskoder. Login med link eller sekscifret kode pr. e-mail, gyldig i 15 minutter og én gang. Koden gemmes hashet og kan prøves fem gange. Grænser pr. IP-adresse og pr. e-mailadresse.
• Ejeren eller en administrator kan bevise med en post i DNS, at et domæne tilhører virksomheden, og forbinde det med virksomhedens konto hos Microsoft Entra ID eller Google Workspace. Ejeren kan derefter kræve, at alle med en adresse på domænet logger ind med virksomhedskontoen. Så gælder virksomhedens egen totrinsbekræftelse og adgangsregler, og login med link eller kode pr. e-mail er lukket for dem. Sayable beder kun om e-mailadressen og får ingen adgang til e-mail, kalender eller filer.
• På nettet og i apps til Mac, Windows og Android virker linket og koden kun i den browser eller på den enhed, der bad om dem.
• Hvert login er en særskilt session med fast levetid, som ikke forlænges. Medlemmet ser sine sessioner og kan logge ud af én eller alle. Logger medlemmet ud på nettet, eller logger en session ud fra listen, bliver sessionen ugyldig på serveren.
• Teamet har rollerne ejer, administrator og medlem. Ejeren og administratorerne inviterer og fjerner medlemmer. Invitationer gælder i syv dage.
• Ejeren og administratorerne kan begrænse teamet til virksomhedens e-maildomæner. Så kan ingen uden for domænerne inviteres eller blive medlem.
• Ejeren og administratorerne kan deaktivere et medlem. Medlemmet mister straks adgangen til teamet og teamarkivet og logges ud på alle enheder. Det samme sker, når et medlem fjernes. Med virksomhedsstyring kan et deaktiveret medlem heller ikke logge ind.
• Et medlem ser kun sine egne møder og det, andre har delt til teamarkivet. Ejeren og administratorerne ser kun det, der er delt, og kan ikke læse medlemmernes udelte møder i Sayable. Undtagelsen er eksporten af et deaktiveret medlems data med virksomhedsstyring.

Deling

• Offentligt link kun, når medlemmet vælger det. Linket har en tilfældig nøgle på 16 byte. Siden viser titel, dato, varighed og referat, aldrig transskriptionen. Optagelsen er kun med, når medlemmet har valgt det, og afspilles via adresser, der gælder i 15 minutter.
• Ejeren og administratorerne kan slå offentlige links fra for hele teamet, fastsætte en længste levetid for nye links, se medlemmernes aktive links uden titel og indhold og trække dem tilbage.
• Delingssiderne beder søgemaskiner om at holde sig væk, sender ingen henvisningsadresse videre og tager højst imod 60 kald i minuttet pr. IP-adresse.
• Låste møder kan ikke deles. Et link holder op med at virke, når medlemmet trækker det tilbage, når det udløber, eller når mødet eller kontoen slettes.

Logning

• Teamets revisionslog viser ejeren og administratorerne, hvornår medlemmerne logger ind og ud, ændringer i teamet (invitationer, medlemmer, roller, pladser, domæner, valg for deling, virksomhedsstyring og slettefrist), delinger og eksporter, med hvem og hvornår, men aldrig indhold. Sletninger efter fristen føres kun som antal. Loggen slettes efter 13 måneder.
• A-JOBs egne handlinger i adminpanelet føres i en særskilt revisionslog, og login i adminpanelet varsles pr. e-mail.
• Serverens driftslogs gemmes hos Railway i USA.

A-JOBs egne adgange

• Adminpanelet har ikke adgang til mødelageret og viser aldrig optagelser, transskriptioner eller referater.
• Kun A-JOB har adgang til drift, database og nøgler hos os. Hemmeligheder ligger i Railways miljøvariabler og deles ikke i chat eller e-mail.
• Kildekoden gennemgår pull request og automatiske tests, før den tages i brug.

Dataminimering

• Serveren bruger ingen værktøjer fra tredjeparter til logning, analyse eller fejlsporing. Mac- og Windows-appen har ingen indbyggede analyse- eller reklameværktøjer fra tredjeparter.
• Tekst-AI går kun til godkendte adresser i EU (Azure OpenAI i Sweden Central). Serveren stopper kald til alle andre adresser, før noget sendes.
• Livesessioner hos Gladia oprettes i Gladias EU-region.
• Vi beder Gladia om at slette lyd og tekst, når teksten er gemt, og ved fejl. Et dagligt job rydder op i det, der blev liggende.
• Notifikationer til iPhone indeholder ikke mødets titel, medmindre medlemmet har slået det til.
• Fejlrapporterne indeholder aldrig optagelser eller tekst. Nedbrudsrapporter fra appsene sendes kun efter brugerens ja.

Sletning

• Sletter et medlem et møde, tømmes titel og indhold med det samme, opgaver og delinger fjernes, og optagelsesfilerne i R2 slettes. R2 har ikke versionering, så en slettet fil kan ikke hentes tilbage.
• Med virksomhedsstyring og slettefrist slettes møder og noter, der er ældre end fristen, automatisk på samme måde, normalt senest et døgn efter, at fristen er passeret.
• Efter sletningen er der kun et mærke tilbage med mødets id og tekniske tidsstempler, uden titel, dato, varighed eller indhold, så apps ved, at mødet er slettet.
• Kopier på medlemmernes egne computere og telefoner, for eksempel møder optaget på Mac eller Windows, slettes ikke af tjenesten. De er kundens ansvar.
• Sletter et medlem kontoen, slettes kontoen, møderne, optagelserne og jobbene hos Gladia. Hvad der beholdes, står på siden om at slette kontoen.
• Faste slettefrister: diktering sendt til Mac'en efter cirka en time, eksportfiler efter 7 dage, fejl- og nedbrudsrapporter efter 90 dage, sletlisten efter 100 dage, teamets revisionslog efter 13 måneder og e-mailloggen efter 12 måneder.

Tilgængelighed og genoprettelse

• Databasen sikkerhedskopieres hos Railway hver dag og hver uge. De daglige kopier gemmes i 6 dage og de ugentlige i 27 dage.
• Kopierne bruges kun til at genoprette hele tjenesten efter et uheld, aldrig én kundes data. Hver sletning af et møde, en note eller en konto skrives også i en sletteliste i R2, uden for databasen, uden titler, indhold eller e-mailadresse. Genoprettes databasen fra en kopi, udfører serveren sletningerne på listen igen, når den starter, og derefter hver time, så slettede data ikke kommer tilbage. Listen slettes efter 100 dage.
• A-JOB tager ikke egne sikkerhedskopier derudover. Optagelserne i R2 har ingen sikkerhedskopier.

Bistand til kunden (bestemmelse 8)

• Anmodninger fra registrerede og fra kunden sendes til hei@sayable.no. Vi svarer inden for 5 arbejdsdage.
• Indsigt og dataportabilitet: medlemmet kan downloade transskriptioner, referater og optagelser i Sayable på nettet. Med virksomhedsstyring kan teamets ejer og administratorer eksportere data for et deaktiveret medlem som en zip-fil med møderne (transskription, referat og optagelse), noterne, ordbogen og referatskabelonerne. Medlemmet får en e-mail, når eksporten bestilles, linket virker i 15 minutter, og filen slettes efter 7 dage.
• Sletning: medlemmet sletter selv møder eller kontoen. Med virksomhedsstyring kan teamets ejer fastsætte en slettefrist, og ejeren og administratorerne kan slette kontoen for et deaktiveret medlem.
• Konsekvensanalyse vedrørende databeskyttelse: vi stiller denne aftale, siderne om underleverandører og sikkerhed og svar på sikkerhedsspørgsmål til rådighed.

Brud på persondatasikkerheden (bestemmelse 9.2)

• Vi underretter kunden uden unødig forsinkelse og senest 48 timer efter, at vi er blevet bekendt med bruddet, pr. e-mail til kontaktpersonen i bilag I.
• Fristen gælder også brud hos en underdatabehandler, regnet fra vi fik kendskab til det.
• Vi har en skriftlig procedure for brud og fører log over alle brud, også dem, der ikke anmeldes.

Bilag IV – Liste over underdatabehandlere

Kunden har godkendt disse underdatabehandlere. Listen er den aftalte liste i bestemmelse 7.7, litra a), og den samme liste står på siden om underdatabehandlere.

Vi varsler nye eller udskiftede underdatabehandlere pr. e-mail til Team-kontoens ejer mindst 30 dage, før de tages i brug. Ændrer en underdatabehandler sine egne underleverandører, varsler vi, så snart vi har fået det at vide, og senest fem arbejdsdage efter. Kunden kan gøre indsigelse ved at svare på e-mailen eller skrive til hei@sayable.no. Finder vi ingen løsning, kan kunden opsige Team, før ændringen gælder.

Railway Corporation · USA

Cloudflare, Inc. (R2) · USA

Cloudflare, Inc. (navneserver og proxy) · USA

Gladia SAS · Frankrig

Microsoft (Azure OpenAI) · USA

Plus Five Five, Inc. (Resend) · USA

Apple Inc. (Apple Push Notification service) · USA

Microsoft (Microsoft 365) · USA

Varighed

• Railway, Cloudflare, Resend og Microsoft 365: så længe aftalen løber, og indtil oplysningerne er slettet.
• Gladia: indtil vi har slettet jobbet, normalt når teksten er gemt, ellers inden for et døgn gennem den daglige oprydning.
• Microsoft (Azure OpenAI): forespørgslen behandles og gemmes ikke, bortset fra indhold, som misbrugsovervågningen markerer.
• Apple: indtil notifikationen er leveret. Kan den ikke leveres med det samme, kan Apple holde den seneste notifikation i op til 30 dage.

Ikke underdatabehandlere

• Stripe, App Store og Google Play: betalingen. Her er A-JOB AS, Apple eller Google selv dataansvarlig.
• Hugging Face og GitHub: modellerne, der kører på enheden, downloades derfra. Der sendes ingen lyd, tekst eller kontooplysninger dertil.
• OpenAI, xAI og Gladia med egne API-nøgler: et medlem, der selv ejer en Sayable Lokal-licens, kan bruge egne nøgler. Så går lyd eller tekst direkte til udbyderen under medlemmets egen aftale uden at gå gennem os. Kunden kan ikke spærre for det i dag.
• Google Analytics, Google Ads og Meta: gælder kun websitet sayable.no, med samtykke.

Læs også privatlivspolitikken, vilkårene og hvordan vi sikrer tjenesten. Spørgsmål sender du til hei@sayable.no.