Mal
Protokoll fra årsmøte i sameie: mal og krav
Årsmøteprotokoll for eierseksjonssameier: hva eierseksjonsloven krever, hvordan stemmefordeling og flertallskrav dokumenteres, og ferdig mal du kan kopiere.
Årsmøtet i et eierseksjonssameie er sameiets øverste myndighet, og protokollen er dokumentasjonen på hva som ble bestemt. Reglene står i eierseksjonsloven, med utfyllende bestemmelser i vedtektene.
Dette er generell informasjon, ikke juridisk rådgivning. Vedtektene kan stille egne krav, og enkelte beslutninger har særlige flertallskrav.
Rammene
| Regel | Hjemmel | |
|---|---|---|
| Ordinært årsmøte | Hvert år innen utgangen av juni | Eierseksjonsloven § 41 |
| Forhåndsvarsel | Dato for møtet og frist for innmelding av saker | Eierseksjonsloven § 41 |
| Innkallingsfrist | Minst 8, høyst 20 dager | Eierseksjonsloven § 43 |
| Ekstraordinært årsmøte | Kortere frist mulig, aldri under 3 dager | Eierseksjonsloven § 43 |
| Møteform | Fysisk møte må holdes hvis minst to seksjonseiere med til sammen 10 % av stemmene krever det | Eierseksjonsloven |
Stemmefordeling
Dette er det som oftest gjør sameieprotokoller vanskelige å etterprøve.
Hovedregelen er én stemme per seksjon. Vedtektene kan fastsette at stemmene i stedet følger sameiebrøken. Hvilken ordning som gjelder, avgjør hvordan flertall beregnes, og protokollen bør si det uttrykkelig:
«Stemmegivning skjer med én stemme per seksjon, jf. vedtektene § 8. Til stede var 24 seksjoner av totalt 36, hvorav 5 ved fullmakt.»
Uten denne opplysningen kan ingen kontrollere om et vedtak hadde det flertallet det trengte.
Mal
PROTOKOLL FRA ORDINÆRT ÅRSMØTE
[Sameiet ...], org.nr. [xxx xxx xxx]
Tid: [dato], kl. [xx.xx]–[xx.xx]
Sted: [adresse]
Møteform: [fysisk / digitalt / kombinert]
SAK 1 KONSTITUERING
1a) Godkjenning av innkalling
Innkalling ble sendt [dato], det vil si [x] dager før
årsmøtet, i samsvar med eierseksjonsloven § 43.
Vedtak: Innkallingen godkjennes. Enstemmig.
1b) Valg av møteleder
Vedtak: [Navn] velges. Enstemmig.
1c) Valg av referent
Vedtak: [Navn] velges. Enstemmig.
1d) Valg av to til å signere protokollen
Vedtak: [Navn], seksjon [x], og [Navn], seksjon [x],
velges. Enstemmig.
1e) Registrering av stemmeberettigede
Stemmegivning skjer med [én stemme per seksjon /
etter sameiebrøk], jf. vedtektene § [x].
Til stede: [x] seksjoner av totalt [x], hvorav [x]
ved fullmakt.
[Ved sameiebrøk: representert brøk [x] av [x].]
SAK 2 ÅRSBERETNING FOR [ÅR]
Vedtak: Godkjennes. Avstemning: [...]
SAK 3 ÅRSREGNSKAP FOR [ÅR]
Vedtak: Godkjennes. Avstemning: [...]
SAK 4 BUDSJETT OG FELLESKOSTNADER
Vedtak: Budsjett for [år] vedtas. Felleskostnadene
settes til kr [x] per måned per seksjon [/ etter
sameiebrøk] med virkning fra [dato].
Avstemning: [...]
SAK 5 STYREHONORAR
Vedtak: [...] Avstemning: [...]
SAK 6 INNKOMNE SAKER
6.1 [Sakstittel]
Forslagsstiller: [navn], seksjon [x]
Forslag: «[ordrett]»
Styrets innstilling: [...]
Behandling: [hovedsynspunkter, også de som ikke fikk
flertall]
Vedtak: «[ordrett vedtak]»
Avstemning: [x] for, [x] mot, [x] blanke.
[Ved kvalifisert flertall: Saken krevde to tredels
flertall. Av [x] avgitte stemmer var [x] for,
tilsvarende [x] %. Flertallskravet var oppfylt.]
SAK 7 VALG
Vedtak:
Styreleder: [Fullt navn], seksjon [x], for [år]–[år]
Styremedlem: [Fullt navn], seksjon [x], for [år]–[år]
Varamedlem: [Fullt navn], seksjon [x], for [år]–[år]
Avstemning: [...]
SAK 8 EVENTUELT
[Orienteringer. Ingen vedtak fattet.]
Årsmøtet ble hevet kl. [xx.xx].
Sted, dato: ______________________
_____________________ _____________________
[Navn], møteleder [Navn], seksjon [x]
_____________________
[Navn], seksjon [x]Kvalifisert flertall
Enkelte beslutninger i et sameie krever to tredels flertall, blant annet vedtektsendringer og visse tiltak og ombygginger av en viss størrelse. Hvilke saker som faller inn under kravet, følger av eierseksjonsloven og av vedtektene.
Er saken av denne typen, må protokollen vise at kravet var oppfylt:
«Saken krevde to tredels flertall. Av 24 avgitte stemmer var 18 for, tilsvarende 75 prosent. Flertallskravet var oppfylt.»
Dette er den enkeltopplysningen som oftest mangler når et sameievedtak senere bestrides.
Vanlige feil i sameieprotokoller
- Stemmeordningen står ikke. Umulig å etterprøve flertallet
- Fullmakter er ikke skilt ut. Vedtektene kan begrense hvor mange fullmakter én person kan stille med
- Innkallingsdatoen mangler. Da kan ikke fristen kontrolleres
- Vedtak under eventuelt. Saker som ikke sto i innkallingen kan ikke vedtas
- Kvalifisert flertall ikke dokumentert
- Valgene mangler seksjonsnummer og periode
Fra møte til protokoll
Sameiets årsmøte har ofte mange fremmøtte, engasjerte debatter og flere avstemninger på rad. Referenten skal telle stemmer og notere ordlyd samtidig, og protokollen blir gjerne ferdigstilt uker senere.
Sayable tar opp møtet, transkriberer det på norsk og lager et protokollutkast strukturert etter sakslisten, med vedtakene trukket ut. Referenten fyller inn stemmetallene og retter ordlyden. Opptak avklares åpent ved møtestart, med samtykke fra de fremmøtte, og noteres i protokollen.
Videre lesning
Ofte stilte spørsmål
Ordinært årsmøte skal holdes hvert år innen utgangen av juni, jf. eierseksjonsloven § 41. Styret skal på forhånd varsle seksjonseierne om dato for møtet og om siste frist for å melde inn saker.
Minst åtte og høyst tjue dager, jf. eierseksjonsloven § 43. For ekstraordinært årsmøte kan varselet være kortere, men aldri mindre enn tre dager.
Hovedregelen er én stemme per seksjon, men vedtektene kan fastsette at stemmene følger sameiebrøken. Protokollen bør angi hvilken ordning som gjelder, slik at flertallsberegningen kan etterprøves.
Ja, men fysisk møte må avholdes dersom minst to seksjonseiere som til sammen har ti prosent av stemmene krever det. Møteformen skal fremgå av innkallingen og av protokollen.
Enkelte beslutninger krever to tredels flertall, blant annet visse ombygginger, endring av vedtektene og tiltak av en viss størrelse. Krever saken kvalifisert flertall, bør protokollen si det uttrykkelig og vise at kravet var oppfylt.
