Signering av protokoll: hvem, hvordan og elektronisk

Signaturen på en protokoll fastslår at dokumentet er den offisielle gjengivelsen av hva som ble bestemt, og hvem som står inne for at gjengivelsen er riktig.

Dette er generell informasjon, ikke juridisk rådgivning.

Hvem signerer hva

Møtetype	Hvem signerer	Hjemmel
Generalforsamling i AS	Møtelederen og minst én annen valgt av generalforsamlingen blant deltakerne	Aksjeloven § 5-16 tredje ledd
Styremøte i AS	Alle styremedlemmer som har deltatt. Ved minst fem medlemmer kan to velges til å signere	Aksjeloven § 6-29
Årsmøte i sameie eller forening	Møteleder og de årsmøtet har valgt, normalt to	Vedtektene og loven
AMU	Lederen av utvalget	Praksis
Forhandlingsmøte etter oppsigelse	Partene og deres rådgivere	Arbeidsmiljøloven § 17-3 femte ledd

Signaturen bekrefter gjengivelsen, ikke enigheten

Dette er den vanligste misforståelsen, og den skaper unødvendig konflikt.

Signaturen bekrefter at protokollen gjengir møtet korrekt. Den bekrefter ikke at den som signerer er enig i det som ble vedtatt.

Et styremedlem som har stemt imot en beslutning, skal derfor likevel signere protokollen. Uenigheten dokumenteres på riktig sted: gjennom avstemningsresultatet, og eventuelt gjennom en protokolltilførsel der medlemmet får sin oppfatning ført inn.

Det samme gjelder i drøftelsesmøter: arbeidstakeren som signerer referatet bekrefter at det gjengir møtet, ikke at hun er enig i arbeidsgivers vurdering. Det er verdt å skrive den setningen rett inn i dokumentet:

«Signatur bekrefter at protokollen gjengir møtet, ikke at partene er enige om innholdet.»

Valget av signatarer skal protokollføres

For generalforsamling krever aksjeloven § 5-16 tredje ledd at den andre signataren er valgt av generalforsamlingen blant dem som deltar. Det betyr at valget må skje i møtet, og det bør protokollføres som egen sak tidlig i forløpet, normalt under konstitueringen:

«Sak 2: Valg av møteleder og person til å signere protokollen. Som møteleder ble valgt [navn]. Til å signere protokollen sammen med møtelederen ble valgt [navn]. Vedtatt enstemmig.»

Mangler dette valget, mangler grunnlaget for den andre signaturen.

Elektronisk signatur

Elektronisk signatur er vanlig og praktisk for møteprotokoller, og brukes bredt både i selskaper og i sameier og foreninger.

Praktiske krav å stille til løsningen:

• Sporbar identifikasjon av den som signerer
• Signeringstidspunkt som lagres
• Uendret dokument etter signering
• Arkivvennlig format som kan leses om ti år

Oppbevar den signerte filen sammen med de øvrige protokollene, ikke bare i signeringstjenesten. Tjenester avvikles, og aksjeloven § 5-16 krever oppbevaring i hele selskapets levetid.

Når noen nekter å signere

Det skjer, oftest i konfliktsaker. Fremgangsmåten:

1. Finn ut hva uenigheten gjelder. Er den om innholdet i protokollen, eller om vedtaket?
2. Er den om innholdet: be om konkrete merknader skriftlig, og ta dem inn i protokollen eller vedlegg dem. Ofte løser det saken
3. Er den om vedtaket: forklar at signaturen bekrefter gjengivelsen, ikke enigheten, og tilby protokolltilførsel
4. Nekter vedkommende likevel: noter det i protokollen, med navn, dato og eventuell begrunnelse

«[Navn] har fått protokollen tilsendt [dato] og har ikke signert. Vedkommende har gitt følgende begrunnelse: […]»

En nektelse gjør ikke i seg selv vedtaket ugyldig. Men den skal dokumenteres, ikke skjules. En protokoll der en signaturlinje bare står tom uten forklaring, reiser flere spørsmål enn en som sier rett ut hva som skjedde.

Rutine som fungerer

1. Protokollutkast ferdigstilles innen få dager etter møtet
2. Sendes til alle deltakere med frist for merknader, typisk en uke
3. Merknader tas inn eller vedlegges
4. Signering, elektronisk eller fysisk
5. Signert protokoll arkiveres samlet
6. Protokollen godkjennes formelt som egen sak i neste møte

Punkt 1 er det som svikter oftest, og det er det som betyr mest. En protokoll skrevet tre uker etter møtet er en rekonstruksjon, og merknadsrunden blir en diskusjon om hva folk husker.

Sayable tar opp møtet, transkriberer det på norsk og lager et protokollutkast med saker, vedtak og deltakere på plass. Utkastet finnes samme dag, slik at merknadsrunden handler om formuleringer og ikke om hukommelse. Opptak avklares åpent ved møtestart og noteres i protokollen.

Videre lesning

• Protokoll eller referat: hva er forskjellen?
• Protokoll fra generalforsamling: mal og lovkrav
• Protokoll fra styremøte: mal og krav
• Protokoll fra årsmøte
• Styremøtereferat: mal og krav i aksjeloven
• Protokolltilførsel

Kort oppsummert

Signaturen bekrefter at protokollen gjengir møtet, ikke at signataren er enig. Skriv den setningen inn i dokumentet, så forsvinner mesteparten av konflikten. Valget av signatarer skal protokollføres, elektronisk signatur er greit så lenge dokumentet arkiveres uavhengig av tjenesten, og nektelser dokumenteres i stedet for å skjules.